Tổng đài ảo ra đời được đánh giá là một trong những giải pháp thiết thực hỗ trợ mật thiết cho các hoạt động của doanh nghiệp trong thời buổi hiện đại. Chính vì thế ngày càng có nhiều công ty chú trọng hơn trong việc thiết lập đường dây này và luôn tìm kiếm đơn vị cung ứng dịch vụ phù hợp, giá cả cạnh tranh để hợp tác lâu dài. Để giúp các doanh nghiệp có thêm thông tin về mức chi phí nhằm dự trù kinh phí đầy đủ cho một tổng đài ảo hoạt động chuyên nghiệp và liên tục, sau đây hãy cùng Indochina Telecom tìm hiểu kỹ về chi phí lắp đặt tổng đài ảo qua những chia sẻ trong bài viết này.
Tổng đài ảo trở thành một xu hướng viễn thông mới đang được rất nhiều doanh nghiệp chọn lựa, ngoài các thông tin liên quan đến thiết bị lắp đặt, cách thức vận hành, sử dụng thì chi phí đầu tư như thế nào là điều mà hầu hết các công ty đều quan tâm. Hiện nay trên thị trường có không ít đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tổng đài ảo và mức phí ở mỗi nơi sẽ có sự khác biệt nhau, chi phí chính xác sẽ tùy thuộc vào những yếu tố cơ bản sau đây:
Quy mô tổng đài ảo tại mỗi doanh nghiệp sẽ khác nhau tùy thuộc vào môi trường hoạt động, số lượng khách hàng, thị phần kinh doanh… chính vì thế nhu cầu sử dụng và triển khai tổng đài ảo cần phải được thiết lập sao cho phù hợp để tránh lãng phí mà vẫn đảm bảo sử dụng một cách hiệu quả, kịp thời hỗ trợ khách hàng, liên hệ với đối tác và tạo một hệ thống liên kết nội bộ chặt chẽ. Với mỗi quy mô tổng đài ảo khác nhau thì mức chi phí lắp đặt ban đầu cũng như mức phí duy trì hàng tháng sẽ có sự khác biệt, thông thường các đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ chia từng gói theo số lượng người dùng như 1-5 nhân viên, 6-10 nhân viên hoặc 11-20 nhân viên để các doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn gói phù hợp.
Chính vì chi phí phụ thuộc vào số lượng người dùng và quy mô sử dụng của doanh nghiệp nên trước khi đăng ký tổng đài ảo việc rà soát, thống kê chính xác nhu cầu thực tiễn là điều cần được ưu tiên thực hiện. Đối với các doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm trong lĩnh vực này vẫn có thể nhận được sự hỗ trợ, tư vấn tận tình của nhân viên Indochina Telecom để đưa ra quyết định phù hợp, tránh lãng phí trong thời gian sử dụng.
Hiện nay giải pháp tổng đài ảo áp dụng cho các doanh nghiệp không chỉ đơn thuần là tổng đài tiếp nhận và thực hiện cuộc gọi trực tuyến ra bên ngoài, thay vào đó nhiều công ty đòi hỏi một hệ thống nâng cấp hơn để nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng, dễ dàng trao đổi, thu thập ý kiến phản hồi của khách cũng như quản lý chặt chẽ hoạt động nội bộ, ngoại giao. Khi nhu cầu tích hợp thêm các tính năng mới nhiều hơn cũng đồng nghĩa với việc chi phí dịch vụ tăng theo, đây chính là lý do tại sao phí tổng đài ảo ở mỗi trường hợp cụ thể sẽ có sự khác biệt.
Các chi phí bổ sung trong quá trình triển khai tổng đài ảo không phải là cước phí mà các đơn vị cung cấp dịch vụ muốn trục lợi sau khi đã thỏa thuận mà được tính dựa trên nhu cầu thực tiễn của mỗi doanh nghiệp. Chi phí bổ sung thường thấy bao gồm: nhu cầu tăng thời gian để lưu file ghi âm cuộc gọi, đầu nối API hay nhu cầu tăng dung lượng lưu trữ… do đó để có sự chuẩn bị kinh phí phù hợp mỗi doanh nghiệp cần khảo sát kỹ lưỡng nhu cầu của mình để đăng ký gói dịch vụ sao cho phù hợp.
Nhiều doanh nghiệp không biết rằng phương thức thanh toán cũng ảnh hưởng đến mức chi phí của dịch vụ tổng đài ảo, đó có thể là một trong những lý do các công ty thấy rõ mức phí khác nhau khi tham khảo nhiều đơn vị cung cấp. Thực tế, chi phí thanh toán được chia theo từng tháng, từng quý hoặc hoặc trả theo năm… phương thức càng dài hạn sẽ có nhiều ưu đãi hơn về mức giá, đây chính là thông tin quan trọng mà các doanh nghiệp nên trao đổi khi ký kết hợp đồng để được hưởng quyền lợi tốt nhất.
Dịch vụ hỗ trợ tại mỗi đơn vị lắp đặt tổng đài ảo sẽ có sự khác biệt, có nơi kèm theo hỗ trợ bảo trì, khắc phục sự cố 24/7… đây là một trong những chiếc lược kinh doanh giúp các đơn vị phục vụ tốt và chu đáo hơn cho khách hàng của mình. Những nơi không kèm theo các dịch vụ hỗ trợ thường có mức phí thấp hơn, do đó mỗi doanh nghiệp cần xem xét thêm về khía cạnh này trước khi đánh giá mức phí đang được báo là thấp hay cao.
Giá dịch vụ tổng đài ảo thường được công khai rõ ràng trên website để các doanh nghiệp có thể dễ dàng tham khảo và đưa ra sự lựa chọn phù hợp nhất. Thông thường chi phí dịch vụ sẽ bao gồm bảng giá cố định và bảng báo giá, các doanh nghiệp muốn tìm hiểu rõ và chính xác mức giá thực tế cần liên hệ số tổng đài để được tư vấn chi tiết.
Sau khi tham khảo nguồn kinh phí phù hợp, các doanh nghiệp cũng cần nắm thêm thông tin liên quan đến những thứ cần chuẩn bị trước khi thiết lập tổng đài ảo như sau:
Dịch vụ tổng đài ảo tại Indochina Telecom được đánh giá rất tốt và nhận được sự tin tưởng sử dụng của rất nhiều doanh nghiệp hiện nay, không chỉ tận tâm và chuyên nghiệp trong các dịch vụ với mức giá ưu đãi, khi tham gia dịch vụ tại Itelecom khách hàng sẽ được tư vấn tận tình, hỗ trợ dịch vụ chu đáo trong suốt thời gian sử dụng. Liên hệ ngay số hotline 1900 292929 để được tư vấn và lắp đặt sớm đường dây tổng đài uy tín cho doanh nghiệp của mình.
