Có thể bạn đã biết đến các thuật ngữ Call Center hay Contact Center tuy nhiên không hẳn bạn đã có thể hiểu rõ về dịch vụ này. Hiện nay, với nhiều doanh nghiệp thì đây chính là xu hướng giúp việc giao tiếp với khách hàng qua điện thoại được hiệu quả hơn, mang lại nhiều lợi ích hơn. Vậy dịch vụ này là gì và thuê dịch vụ Call Center sẽ mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp? Cùng Indochina Telecom tìm hiểu rõ hơn trong bài viết dưới đây nhé.
Trước khi quyết định thuê dịch vụ Call Center cho doanh nghiệp bạn cần hiểu được thuật ngữ này nói về mô hình nào. Call Center chính là trung tâm cuộc gọi sử dụng hình thức giao tiếp chính qua điện thoại. Các nhân viên của Call Center sẽ tiếp nhận cuộc gọi đến (inbound) và thực hiện các cuộc gọi đến khách hàng (Outbound)
Chức năng chính của trung tâm này là cung cấp những dịch vụ cho doanh nghiệp, hỗ trợ thông tin liên quan đến sản phẩm,…Ngoài ra, Call Center còn hỗ trợ doanh nghiệp sử dụng các mô hình như chăm sóc khách hàng, tư vấn, bán hàng,…
Nhìn chung, với doanh nghiệp, Call Center đóng một vai trò khá quan trọng vì nó giúp doanh nghiệp khẳng định được thương hiệu với hình ảnh đẹp cũng như tiếp cận khách hàng, tạo mối quan hệ gắn bó khăng khít, lâu dài một cách chuyên nghiệp và tự nhiên hơn.
Call Center cũng chính là một trung tâm vận hành các cuộc gọi nên thường được chia thành 2 loại chính là Inbound và Outbound theo điểm bắt đầu và điểm đến của những cuộc gọi. Cụ thể:
Inbound Call Center chính là các cuộc gọi đến trung tâm khi khách hàng cần được giải đáp các thắc mắc hoặc cần tư vấn về một vấn đề nào đó mà họ đang gặp phải. Với những doanh nghiệp cung cấp dịch vụ như du lịch, tour, vé thì những cuộc gọi này nhiều vô kể. Vì thế, nếu doanh nghiệp muốn khách hàng của mình hài lòng, tăng chất lượng cuộc gọi, làm hài lòng khách và tăng doanh số thì cần phục vụ nhanh những cuộc gọi này.
Outbound Call Center là các cuộc gọi đi, xuất phát từ phía trung tâm và được thực hiện bởi nhân viên của Call Center. Những cuộc gọi này thường được sử dụng với mục đích bán hàng, thu nợ, khảo sát dịch vụ khách hàng hay gọi do yêu cầu được gọi lại từ phía khách hàng. Nói chung, đây là những cuộc gọi chủ động từ phía doanh nghiệp nên nhược điểm của những cuộc gọi này là dễ gọi vào lúc khách hàng đang bận, có thể làm phiền khách hàng nếu như không tiện nghe máy và hiệu quả bán hàng thường thấp hơn.
Tuy nhiên, dù là cuộc gọi đến hay chủ động gọi đi, nếu khách hàng được phục vụ một cách nhanh chóng và hài lòng những thắc mắc của họ thì sử dụng dịch vụ Call Center vẫn luôn là giải pháp tốt nhất.
Những lợi ích mà doanh nghiệp nhận được khi sử dụng tổng đài Call Center bao gồm:
Call Center tiếp nhận mọi cuộc gọi đến, tức là không bỏ qua bất cứ yêu cầu nào của khách hàng đưa ra. Từ đó nhân viên có thể xử lý một cách dễ dàng và nhanh chóng các vấn đề mà khách hàng gặp phải. Toàn bộ cuộc gọi đều được lưu trữ trên máy tính, nhân viên rất dễ thấy và thuận tiện trong việc xử lý. Điều này chắc chắn khiến khách hàng hài lòng với doanh nghiệp của bạn hơn.
Thay vì sử dụng mô hình tổng đài điện thoại cố định truyền thống, Call Center có thể được dùng trên điện thoại thông minh hay di động để làm hotline, nâng cao tỷ lệ bắt máy khi có cuộc gọi tới. Điều này đảm bảo nhân viên có thể hỗ trợ thông tin khách hàng mọi lúc, mọi nơi, kịp thời khiến khách hàng hài lòng.
Toàn bộ nội dung cuộc gọi giữa nhân viên với khách hàng đều được ghi âm và lưu trữ lại trong lịch sử cuộc gọi. Qua đó, các nhà quản lý đề có thể dễ dàng biết và đánh giá được hiệu quả làm việc của nhân viên.
Ngoài ra, với những doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ du lịch, nhiều khách hàng, lượt booking lớn thì việc sử dụng tổng đài Call Center là điều tất yếu. Chúng giúp kiểm soát và nâng cao chất lượng dịch vụ cho cơ sở của bạn.
Khi sử dụng tổng đài Call Center, nội bộ doanh nghiệp, giữa các phòng ban liên lạc với nhau dễ dàng hơn, nhanh hơn và chắc chắn tiết kiệm chi phí.
Dịch vụ call Center cho phép doanh nghiệp cài đặt các chế độ thông minh như kịch bản lời chào, trả lời tự động, chuyển cuộc gọi tới các đích đến nhanh chóng. Việc này thể hiện tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp đồng thời khiến khách hàng hài lòng hơn với dịch vụ mà đơn vị bạn cung cấp.
Đây là một hình thức mua bán, trao đổi với chi phí thấp nhưng hiệu quả rất cao. Nhiều doanh nghiệp đã xác nhận rằng doanh thu của họ đã cải thiện rất nhiều khi sử dụng dịch vụ Call Center.
Với công nghệ hiện đại, tân tiến, dịch vụ call Center được nhiều doanh nghiệp ứng dụng bởi chúng có nhiều tính năng nổi bật, cụ thể:
Đã có hàng trăm doanh nghiệp đã thuê dịch vụ tổng đài ảo Call Center và dưới đây là những lý do đã được đánh giá và thuyết phục nhiều doanh nghiệp khác.
Sử dụng dịch vụ tổng đài ảo Call Center giúp bạn tiết kiệm chi từ khâu đầu tư, chi phí nhân sự cho tới quản lý và vận hành hệ thống:
Để có một tổng đài chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, doanh nghiệp cần đầu tư rất nhiều cơ sở hạ tầng như bàn ghế, máy móc, trang thiết bị, tổng đài,… Những chi phí này thường không dưới trăm triệu đồng. Nếu bạn thuê, chi phí này thấp hơn và bạn không phải chịu bất cứ khoản khấu hao nào
Nhân sự có vai trò cốt lõi, tạo nên sự thành công cũng như đánh giá hiệu quả, chất lượng của tổng đài. Vì thế, để có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp doanh nghiệp cũng cần một khoản chi phí không hề nhỏ để tuyển dụng và đào tạo. Tổng chi phí không nhỏ trong khi đó vẫn mất rất nhiều thời gian để đào tạo và tiềm ẩn nhiều rủi ro, đi không đúng lộ trình, kế hoạch mà doanh nghiệp mong muốn.
Việc vận hành tổng đài ảo Call Center đòi hỏi phải có bộ phận chuyên quản đặc biệt, có chuyên môn, có IP chuyên trách vận hành và xử lý sự cố nếu có. Thêm vào đó, các chi phí cho khấu hao tài sản, điện mạng để duy trì hệ thống cũng không hề nhỏ.
Với những sự cố, không chỉ cần tới chi phí để xử lý, doanh nghiệp đôi khi phải tạm ngừng kinh doanh nếu như không tìm ra giải pháp một cách nhanh chóng. Nếu trường hợp xấu đó xảy ra thì khoản chi phí mất đi không hề nhỏ.
Khi thuê dịch vụ Call Center bên ngoài, doanh nghiệp có thể tập trung hơn vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi. Một dịch vụ call Center thuê ngoài, hoạt động chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp nâng cao lợi thế cạnh tranh hơn trong cùng thị trường. Điều đó giúp thu hồi vốn nhanh và nhanh chóng phát triển lớn mạnh hơn so với những đơn vị khác hoạt động trong cùng lĩnh vực.
Việc sử dụng hệ thống tổng đài Call Center thuê ngoài từ những đơn vị cung cấp uy tín, doanh nghiệp sẽ được ứng dụng những công nghệ hiện đại nhất, tân tiến, tích hợp CRM và các phần mềm hỗ trợ khác. Điều này giúp doanh nghiệp chăm sóc khách hàng tốt hơn, hài lòng hơn và cũng là một yếu tố khiến tình hình kinh doanh của doanh nghiệp tăng trưởng ổn định và mạnh mẽ hơn.
Với nhu cầu cao từ phía các doanh nghiệp, không ít đơn vị, công ty cung cấp dịch vụ call Center. Tuy nhiên vẫn còn một số đơn vị còn non yếu, chưa có nhiều kinh nghiệm dẫn đến quá trình vận hành còn chưa ổn định.
Để đảm bảo chất lượng và thúc đẩy doanh số, doanh nghiệp cần tìm đến đơn vị cho thuê uy tín, chất lượng. Một trong những tên tuổi nhận được đánh giá cao từ nhiều doanh nghiệp chính là Indochina Telecom – đơn vị cung cấp dịch vụ viễn thông hàng đầu tại Việt Nam. Đơn vị nhận được đầy đủ các giấy phép thiết lập và cung cấp dịch vụ Call Center cho các doanh nghiệp trong nước. Indochina Telecom là một công ty thành viên của tập đoàn BITEXCO – tập đoàn kinh tế đa ngành hàng đầu tại Việt Nam hoạt động trong nhiều lĩnh vực.
Indochina Telecom luôn nỗ lực tuân thủ các quy quẩn ISO trong phạm vi cung cấp các dịch vụ công nghệ thông tin, gia công và phát triển các phần mềm điện thoại, viễn thông hiện đại.
Đơn vị cũng luôn đưa ra các chuẩn mực để xây dựng hệ thống dịch vụ chất lượng một cách khoa học để kiểm soát rủi ro, ngăn ngừa những lỗi sai nhằm cung cấp tới các doanh nghiệp dịch vụ chất lượng, thỏa mãn mọi yêu cầu của khách hàng.
Với những gì Indochina Telecom có thể cung cấp, hoạt động của hệ thống call Center luôn đảm bảo đem tới cho doanh nghiệp hệ thống chăm sóc khách hàng hiệu quả, tiết kiệm chi phí và gia tăng doanh số một cách đều đặn hơn trong tương lai.
Hơn nữa, dịch vụ của Indochina Telecom luôn đảm bảo đánh giá được mức rủi ro và thực hiện kiểm soát ở mức độ thích hợp để đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn sẵn có của tài sản thông tin các doanh nghiệp.
Luôn tư vấn và cung cấp những thông tin từ cơ bản tới chi tiết cho doanh nghiệp để tìm ra giải pháp tối ưu nhất, cùng doanh nghiệp phát triển một cách bền vững và chuyên nghiệp hơn.
Với những thông tin Indochina Telecom đã cung cấp ở bài viết trên về vấn đề thuê dịch vụ Call center, bạn đã hiểu rõ hơn về khái niệm cũng như lợi ích của loại hình dịch vụ này mang lại hay chưa? Nếu như doanh nghiệp bạn cần cải thiện bộ phận chăm sóc khách hàng, gia tăng doanh số và phát triển chuyên nghiệp hơn thì hãy tìm hiểu ngay dịch vụ này. Mọi thông tin về dịch vụ call Center đều được tư vấn và đáp ứng nhanh chóng tại tổng đài chăm sóc khách hàng ITelecom. Hãy liên hệ ngay để tìm thấy giải pháp nhanh chất, tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.
