Tổng đài ảo hay còn được biết với những cái tên như Hosted PBX, Cloud PBX, Virtual PBX chính là dịch vụ điện thoại sử dụng Internet trên nền tảng mạng IP thay vì sử dụng hệ thống đường dây điện thoại kéo từ bưu điện như hệ thống cũ. Tổng đài này còn có thể cung cấp nhiều tính năng hơn cả các hệ thống điện thoại PBX truyền thống và cho phép quản trị viên thiết lập mọi chức năng một cách dễ dàng.
PBX ( Private Branch Exchange) chính là hệ thống điện thoại riêng cho phép doanh nghiệp có thể giao tiếp được trong nội bộ và với bên ngoài. Hệ thống tổng đài này có thể định tuyến các cuộc gọi đến, cho phép người dùng chuyển các cuộc gọi đến các tiện ích mở rộng khác và lưu trữ tất cả các kỹ thuật về cách hệ thống điện thoại của bạn hoạt động.
Tổ chức, doanh nghiệp sử dụng dịch vụ này có thể dùng trên điện thoại IP, máy tính và ngay trên Smartphone.
Mô hình của dịch vụ tổng đài ảo này cũng không quá khó hiểu, doanh nghiệp thường sẽ chủ động trang bị điện thoại IP riêng cho mình. Sau đó nhà cung cấp dịch vụ sẽ cài đặt phần mềm và cấu hình để các phần mềm này có thể kết nối đến hạ tầng cơ sở của họ. Với phương thức này, doanh nghiệp hoàn toàn không cần đầu tư tổng đài vật lý tốn kém và hoàn toàn sử dụng hệ thống ảo như một tổng đài thật.
Do dịch vụ được xây dựng trên nền tảng đám mây nên có hoạt động hoàn toàn riêng biệt, hoàn toàn không hoạt động theo mạng lưới như các loại tổng đài truyền thống thông thường. Mô hình này hoạt động thông qua mạng LAN, WAN hay Internet.
Nếu như bạn đang sử dụng tổng đài truyền thống cồng kềnh nhưng không đem lại hiệu quả cao thì bạn nên nâng cấp và sử dụng tổng đài hiện đại. Hệ thống sẽ đáp ứng được những nhu cầu nâng cấp, mở rộng và tích hợp những tính năng mới bạn yêu cầu để chăm sóc khách hàng cũng như giúp doanh nghiệp hoạt động tốt hơn. Hiện tại Indochina Telecom đang cung cấp dịch vụ tổng đài ảo với nhiều mức phí phụ thuộc vào nhu cầu của phía doanh nghiệp. Dưới đây là bảng giá bạn có thể tham khảo.
Mặc dù tồn tại một vài nhược điểm nhỏ nhưng cho đến nay, mô hình tổng đài ảo vẫn là công cụ hữu hiệu và đảm bảo mang lại trải nghiệm liên lạc tốt nhất cho doanh nghiệp một cách an toàn và linh hoạt. Đây là một lựa chọn tuyệt vời nếu doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí cho các phần cứng như nhân viên CNTT. Dưới đây là những tính năng nổi bật của mô hình này khiến nhiều doanh nghiệp quyết định nâng cấp hệ thống hiện tại thành mô hình mới
Với giải pháp tổng đài ảo, việc lưu trữ, bảo trì đều sẽ được thực hiện. Hơn nữa, việc cài đặt cấu hình cũng được thực hiện bởi nhà cung cấp, doanh nghiệp chỉ cần đưa ra các kịch bản dựa vào nhu cầu của chính doanh nghiệp mình.
Do mô hình điện thoại HĐ trên nền tảng Internet nên rất dễ cho việc kết hợp dữ liệu từ bảng điều khiển trong nền tảng vào các giải pháp của bên thứ 3 như phần mềm kế toán, bán hàng...
Khi khách hàng gọi tới cho doanh nghiệp thường sẽ được nghe những thông báo như: Xin chào, bạn đang kết nối tới công ty ABC, nhấn phím 1 để gặp bộ phận bán hàng, phím 2 để được hỗ trợ kĩ thuật,... Sau đó, tùy thuộc vào phím bấm mà khách hàng đã lựa chọn, hệ thống sẽ tự điều hướng được cuộc gọi theo ý muốn.
Ngày nay, hầu hết mọi người đang chuyển dần sang dùng Smartphone nên nhiều nhà cung cấp đã tích hợp với cả hệ điều hành iOS và Android cho phép các tính năng từ tổng đài đám mây có thể hoạt động ngay trên điện thoại di động có số riêng.
Bạn có thể mở rộng thêm các nhánh máy, chi nhánh, văn phòng một cách đơn giản với tổng đài ảo. Việc đầu tư cũng vô cùng nhanh chóng, chỉ cần thông báo mở rộng với đơn vị cung cấp là đã có thể kích hoạt hệ thống.
Hệ thống tổng đài ảo cung cấp thêm giá trị và một vài tính năng bổ sung như chờ đợi cuộc gọi, IVP, báo cáo và quản lý cuộc gọi,.gọi nội bộ miễn phí, quản lý và giám sát nhân viên,..
Đây là điểm nổi bật nhất mà hệ thống tổng đài mới hơn hẳn so với hệ thống điện thoại truyền thống trước đây. Nếu như với những hệ thống cũ, bạn cần mua hoặc thuê các tủ tổng đài có cấu hình máy chủ thì bây giờ bạn chỉ cần thực hiện chúng trên nền tảng Internet mà thôi.
Với rất nhiều máy chủ được phân bổ rộng rãi, tỷ lệ ngừng đột ngột được giảm đáng kể. Điều này vô cùng hữu ích khi có những sự cố ngoài mong muốn xảy ra như thiên tai hoặc mất điện tại địa điểm đặt máy chủ. Phần mềm từ nhà cung cấp sẽ tự động định tuyến các cuộc gọi đến một máy chủ khác và người dùng không phải chờ đợi hay hệ thống phải ngừng hoạt động.
Doanh nghiệp muốn sử dụng được tổng đài ảo cần chuẩn bị:
Một tổng đài có thể liên lạc được bắt buộc yếu tố đầu tiên phải đáp ứng chính là đầu số điện thoại để có thể tích hợp vào tổng đài. Hiện nay có 4 đầu số chính được nhiều doanh nghiệp lựa chọn:
Có rất nhiều đầu số với những ưu nhược điểm khác nhau khi ứng dụng vào công ty, do đó tùy thuộc từng doanh nghiệp để có lựa chọn tốt nhất, phù hợp nhất.
Trước khi thuê tổng đài, doanh nghiệp cần xác định được:
Thiết bị này chính là công cụ để nhân viên có thể tiếp nhận cuộc gọi. Có các loại thiết bị đầu cuối dưới đây, bạn có thể lựa chọn:
Xoay quanh dịch vụ tổng đài ảo có không ít những thắc mắc, dưới đây là những phân tích của Indochina Telecom giúp bạn hiểu rõ hơn về mô hình này:
Doanh nghiệp hoàn toàn có thể tái sử dụng điện thoại cũ thông qua một thiết bị chuyển đổi. Tuy nhiên thiết bị chuyển đổi có chi phí cao hơn so với việc mua mới hệ thống điện thoại IP. Trong khi đó dòng điện thoại IP mới có nhiều tính năng hiện đại, hỗ trợ tốt hơn cho doanh nghiệp vì vậy chúng tôi khuyên bạn nên lắp điện thoại IP mới.
So với hệ thống tổng đài truyền thống, doanh nghiệp cần mất một khoản chi phí cho việc lắp đặt nhưng với tổng đài của thì hoàn toàn được miễn phí. Doanh nghiệp cũng sẽ mất thêm chi phí bảo dưỡng khi sử dụng hệ thống cũ nhưng đối với hệ thống mới việc đó sẽ được đơn vị cung cấp dịch vụ đảm nhận.
Khi sử dụng điện thoại truyền thống, doanh nghiệp cần nhân sự để quản lý hệ thống và cần có chi phí cho nhân công khi muốn thay đổi tính năng của các máy nhánh hoặc tổng đài. Nhưng đối với tổng đài hiện đại thì bạn chỉ cần gửi yêu cầu, đơn vị cung cấp sẽ nhanh chóng thực hiện theo yêu cầu của bạn và hoàn toàn miễn phí.
Tổng đài truyền thống cần có nhân viên ngồi tại văn phòng để tiếp nhận các cuộc gọi. Nhưng với tổng đài ảo, cuộc gọi sẽ được đẩy tới thiết bị đầu cuối, có thể là di động hoặc máy tính của nhân viên để họ có thể trả lời ở bất cứ đâu vào bất cứ thời điểm nào.
Điều này là hoàn toàn cho phép. Khi đăng ký Tổng đài ảo không những cho phép tích hợp đầu số 1800/1900 mà còn có thể thích hợp được các đầu số cố định và đầu số di động để có thể ứng dụng làm tổng đài Hotline.
Các cuộc gọi nội bộ thông qua tổng đài ảo hoàn toàn không tốn phí bởi được dùng qua công nghệ internet. Và điều này vẫn đúng khi cuộc gọi nội bộ ở nhiều chi nhánh có vị trí địa lý xa nhau.
Điều này hoàn toàn có thể. Vì hệ thống sử dụng công nghệ Internet nên 1 tổng đài IP có thể sử dụng cho nhiều chi nhánh hay chuỗi các cửa hàng trải khắp các địa điểm. Ví dụ cơ sở 1 sử dụng số 101, cơ sở 2 sử dụng số 102 và hoàn toàn có thể gọi trao đổi lẫn nhau một cách miễn phí.
Không khó như đối với các hệ thống tổng đài truyền thống, bạn hoàn toàn có thể nâng cấp gói tổng đài khi nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp vượt quá gói dịch vụ đang sử dụng. Đông Dương Telecom sẽ hỗ trợ quý khách hàng nâng cấp lên gói tổng đài cao hơn.
Có thể nói việc đổi văn phòng không gây đến bất kỳ ảnh hưởng nào tới tổng đài. Việc doanh nghiệp cần làm là tháo điện thoại, dây nguồn và di chuyển tới văn phòng mới. Không cần cấu hình hay thao tác cài đặt bất cứ gì.
Doanh nghiệp hoàn toàn giữ được đầu số điện thoại khi có sự thay đổi vị trí, địa điểm. Với đầu số trên công nghệ SIP Trunking, bạn hoàn toàn có thể giữ nguyên đầu số mà không cần tiến hành bất cứ thủ tục chuyển đổi nào.
Nguyên lý hoạt động của hệ thống điện thoại IP là trên nền tảng Internet. Vì vậy bắt buộc phải có kết nối Internet mới có thể sử dụng được. Tuy nhiên khi bị mất mạng, doanh nghiệp có thể chuyển hướng cuộc gọi ra thiết bị di động để tiếp nhận
Để có thể sử dụng được hệ thống VoIP, bạn cần trang bị thêm một số phần cứng sau:
Sử dụng tổng đài ảo giúp tối ưu chi phí vận hành, nâng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng Liên hệ với chúng tôi
