Khi sử dụng phần mềm họp trực tuyến Zoom Meeting, bạn cần phải biết và nắm rõ một số thao tác để cuộc họp được diễn ra suôn sẻ và thành công. Cụ thể những thao tác mà bạn nên tìm hiểu và ghi nhớ đó là:
Ở trên thanh công cụ điều khiển cuộc họp trực tuyến, bạn sẽ thấy tính năng Mute/Unmute nằm góc dưới cùng bên trái. Khi chọn Mute đồng nghĩa với việc bạn sẽ tắt tiếng và người khác không thể nào nghe thấy bạn đang nói gì.
Còn nếu như chọn Unmute là bạn đang bật tiếng, tất cả mọi người tham gia cuộc họp đều nghe được lời bạn nói.
Tại thanh công cụ điều khiển cuộc họp, bạn sẽ nhìn thấy tính năng Start video/Stop video ở góc phía bên trái. Khi chọn Start video có nghĩa là bạn đang bật camera và người khác sẽ nhìn thấy hình ảnh của bạn.
Ngược lại, khi chọn Stop video, bạn đang tắt camera và những người tham gia vào cuộc họp không thể nhìn thấy hình ảnh của bạn.
Ở trên thanh công cụ điều khiển cuộc họp, bạn sẽ thấy mục Security. Tại đây, bạn có thể thiết lập cài đặt bảo mật cho cuộc họp trực tuyến và quyền của những người tham gia. Cụ thể:
Trên công cụ điều khiển cuộc họp, bạn hãy chọn tính năng Share Screen để chia sẻ màn hình với người khác. Sau đó, bạn chọn mục Screen nếu muốn chia sẻ toàn bộ màn hình đến người khác.
Khi chọn biểu tượng mũi tên, bạn có thể chỉnh sửa cài đặt tại mục chia sẻ màn hình như: One participant can share at a time (một người có thể chia sẻ màn hình tại một thời điểm), Multiple participants can share simultaneously (nhiều người có thể chia sẻ màn hình cùng lúc) hoặc Advanced sharing options (lựa chọn chia sẻ nâng cao).
Để ghi âm cuộc họp, bạn hãy chọn Record. Tại đây có hai sự lựa chọn là: Record on this computer (Local Recording) hoặc Record on the Cloud (Cloud Recording). Người chủ trì sẽ nhìn thấy thông báo cuộc họp đang được ghi âm ở góc phía trên, bên trái trong khi Recording đang được ghi lại.
Trong quá trình chạy Recording, nếu bạn chọn Stop Recording thì bản ghi âm sẽ kết thúc. Sau đó, bạn tiếp tục bấm Recording thì file Recording đó sẽ được lưu sang một file mới. Nếu như bạn chọn Paus thì Zoom sẽ tạm thời dừng ghi âm trong khoảng thời gian đó. Sau đó, bạn ấn tiếp tục thì bản Recording đó sẽ được ghi lại cùng với file Recording ban đầu.
Trên thanh công cụ điều khiển cuộc họp, bạn hãy chọn mục Chat. Tại mục To, bạn có thể chọn Chat với Everybody (tất cả mọi người trong cuộc họp Zoom) hoặc Chat riêng với một người nào đó trong phòng họp.
Sau đó, ở mục File, bạn có thể tải lên các file nhanh vào đoạn chat. Khi chọn biểu tượng dấu chấm “…”, bạn có thể thiết lập các cài đặt về quyền của người tham dự trong mục Chat như:
Qua các chia sẻ về các thao tác trong cuộc họp Zoom ở bài viết này, mong rằng đã giúp bạn biết cách sử dụng Zoom Meeting để tổ chức các buổi họp trực tuyến hiệu quả và thành công nhất.
