Trang chủ » Giải pháp cho doanh nghiệp » Tổng đài IP là gì? Những thiết bị cần có khi lắp đặt tổng đài IP
Đối với các doanh nghiệp hiện nay, tổng đài IP là giải pháp quen thuộc giúp họ quản lý, khai thác hoạt động của công ty cùng với đó là tiếp cận gần hơn với khách hàng của mình. Đây được xem là một phương pháp mới, sở hữu công nghệ tiên tiến hỗ trợ đắc lực cho các doanh nghiệp trong mọi hoạt động, để hiểu rõ hơn về loại dịch vụ tổng đài ảo này hãy cùng theo dõi những thông tin quan trọng mà Indochina Telecom muốn chia sẻ thông qua bài viết dưới đây.
Tổng đài IP chính là loại tổng đài điện thoại được kết nối và hoạt động dựa trên nền tảng internet, chỉ cần có tín hiệu mạng, doanh nghiệp có thể dễ dàng thực hiện các cuộc gọi đường dài, nội bộ hoặc thậm chí là ghi âm, gửi hình ảnh nhanh chóng giữa nhiều máy với nhau. Hình thức tổng đài tiên tiến này sở hữu nhiều ưu điểm nổi trội hơn dạng truyền thống và đang dần được thay thế để đáp ứng đa dạng hơn nhu cầu sử dụng của các doanh nghiệp hiện nay.
Sở hữu nền tảng công nghệ tiên tiến, tổng đài IP bộc lộ nhiều ưu điểm hơn so với dạng truyền thống. Phương thức này ra đời như một giải pháp mới mẻ giải quyết nhiều vấn đề bất cập của hệ thống cũ, đồng thời thúc đẩy các kết nối nội bộ, ngoại giao của doanh nghiệp được chặt chẽ hơn. Sau đây là những điểm nổi bật của tổng đài IP khiến cho nhiều doanh nghiệp ưu tiên lắp đặt:
Hiện nay, tổng đài IP được các doanh nghiệp sử dụng khá phổ biến, việc triển khai và lắp đặt mô hình hoạt động được đơn giản hóa, cắt giảm khá nhiều chi phí cơ sở hạ tầng ban đầu cho doanh nghiệp. Nhìn chung, để sử dụng được loại hình tổng đài này cần lựa chọn đầu số tổng đài, tổng đài IP và trang bị các thiết bị đầu cuối để sử dụng.
Tùy theo quy mô, phạm vi khai thác cũng như nhu cầu sử dụng của các doanh nghiệp mà mô hình này được nhân bản lên với các yêu cầu về thiết bị, các kết nối sẽ khác nhau. Tổng đài IP cho phép thiết lập các mô hình 1 chi nhánh, nhiều chi nhánh theo phương thức ngang hàng hoặc kiểu HUB tùy theo từng trường hợp. Việc lựa chọn và sử dụng đúng mô hình tổng đài sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí và khai thác hiệu quả hơn.
Doanh nghiệp khi có ý định sử dụng tổng đài IP cần tham khảo các thiết bị có liên quan để lắp đặt sớm và nhanh chóng đưa vào vận hành hệ thống này:
Hiện nay, hệ thống tổng đài IP sẽ bao gồm hai loại khác nhau, đó chính là loại tổng đài phần cứng và loại tổng đài phần mềm. Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng cũng như tình hình hệ thống đang sử dụng là mới lắp đặt hay muốn nâng cấp lên mà doanh nghiệp có thể chọn một trong hai loại sau đây:
Bên cạnh các kiến thức chung xoay quanh tổng đài IP, Indochina Telecom còn trực tiếp giải đáp một số thắc mắc thường gặp của doanh nghiệp khi lắp đặt đường dây tổng đài. Những thông tin hữu ích này sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn cho mình một hệ thống tổng đài phù hợp để sử dụng trong thực tiễn:
Loại hình tổng đài Analog cũ mặc dù còn tồn đọng nhiều khiếm khuyết nhưng đối với các doanh nghiệp đã sử dụng lâu đời và đã trang bị đầy đủ hệ thống tổng đài cũ vẫn có thể tiếp tục duy trì hệ thống này trong hiện tại cũng như tương lai. Trong trường hợp doanh nghiệp muốn nâng cấp lên hệ thống tổng đài IP để khai thác được nhiều tính năng hơn và tiết kiệm được chi phí vẫn có thể thực hiện một cách dễ dàng dựa trên nền tảng cơ sở hạ tầng cũ.
Kết nối mạng internet sử dụng cho máy tính hiện tại cũng chính là đường dây sử dụng cho tổng đài IP, do đó khi muốn lắp đặt hệ thống này, doanh nghiệp không bắt buộc phải mở thêm nút mạng mới. Ngoài ra, những dòng điện thoại IP hiện nay đều được trang bị hai cổng RJ45, một cổng sẽ kết nối với mạng, cổng còn lại gắn trực tiếp vào máy tính. Từ đó tổng đài IP cho phép thực hiện các cuộc gọi, đồng thời giám sát, theo dõi và ghi nhận thông tin khách hàng một cách dễ dàng.
Thay vì phải lắp đặt đường dây cáp cồng kềnh để có thể kết nối và tạo dựng một tổng đài hotline theo phương thức truyền thống, tổng đài IP ra đời đã giải quyết được khó khăn này cho doanh nghiệp. khi đó hệ thống IP có thể kết nối trực tiếp wifi đang sử dụng tại công ty để làm đường truyền chung. lúc này, máy chủ, máy tính và điện thoại IP không dây sau khi được kết nối mạng wifi sẽ tự động liên kết với nhau tạo thành một hệ thống tổng đài phục vụ cho các hoạt động của doanh nghiệp.
Với nguyên tắc hoạt động dựa trên kết nối internet, tổng đài IP khi sử dụng cho nhiều chi nhánh khác nhau chỉ cần thiết lập một dịch vụ tổng đài duy nhất. Khi đó doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được nhiều chi phí đăng ký, lắp đặt và thống nhất được đầu số hotline, từ đó tạo dựng được sự uy tín, thương hiệu, đồng thời cũng thuận lợi hơn trong các hoạt động quảng bá, PR cho công ty.
Hiện nay, tổng đài IP được biết đến là phương thức mới sở hữu nhiều tính năng thông minh và tiện ích. Một trong số đó chính là khả năng chuyển đổi số hotline qua số cá nhân, do đó nhân viên tư vấn mặc dù không trực điện thoại vẫn có thể nhận được cuộc gọi đến tổng đài và trực tiếp giải đáp các thắc mắc cho khách hàng. Tính năng mới này không chỉ đảm bảo được chất lượng phục vụ của doanh nghiệp mà còn tạo sự tiện ích cho hoạt động điều phối nhân viên trong công ty.
Tổng đài IP ra đời trên nền tảng công nghệ tiên tiến, đây là giải pháp mới mang đến nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp cũng như các đơn vị cung cấp dịch vụ. Loại hình tổng đài giúp các công ty quản lý tốt các hoạt động và tiết kiệm tối đa chi phí vận hành. Mọi thắc mắc liên quan đến vấn đề này hoặc có nhu cầu thiết lập tổng đài, lựa chọn và sở hữu đầu số hotline đẹp, dễ nhớ vui lòng liên hệ với Indochina Telecom để được tư vấn và phục vụ sớm nhất.