Hướng dẫn sử dụng phần mềm Zoom Meeting để dạy học, học trực tuyến

Học trực tuyến qua internet được xem là giải pháp hữu ích nhất trước tình hình dịch Covid – 19 đang lây lan với mức độ chóng mặt và một trong những ứng dụng đáp ứng được các tiêu chí để xây dựng một buổi học hoàn chỉnh chính là Zoom Meeting. Ứng dụng này tuy đã có mặt lâu nay nhưng chỉ thật sự phổ biến trong thời gian gần đây và cách sử dụng nền tảng này như thế nào không phải ai cũng nắm rõ. Nếu bạn vẫn chưa nắm được cách thức dùng cũng như khai thác các tính năng của Zoom có thể tham khảo các hướng dẫn sử dụng phần mềm Zoom Meeting có trong bài viết dưới đây.

Hướng dẫn sử dụng Zoom

Zoom Meeting được sử dụng trong dạy và học sẽ có hai nhóm đối tượng tham gia chính là học sinh và giáo viên, mỗi bên sẽ có cách thức sử dụng đôi chút khác biệt nên việc nắm rõ cách dùng cũng như hiểu được các tính năng vốn có của nền tảng này sẽ giúp bạn nhanh chóng tiếp cận và sử dụng thành thạo khi bắt đầu buổi học. Sau đây là những hướng dẫn sử dụng phần mềm Zoom Meeting cụ thể nhất mà bạn cần tham khảo:

Cách sử dụng Zoom trên điện thoại

Zoom Meeting cho phép sử dụng trên nhiều thiết bị thông minh hiện nay, trong đó điện thoại được xem là công cụ được sử dụng phổ biến bậc nhất vì hầu hết ai cũng sở hữu riêng cho mình một chiếc máy cá nhân để sử dụng. Đối với giao diện trên điện thoại, việc dùng Zoom sẽ được thực hiện theo các bước sau:

1. Dành cho giáo viên

Trước khi sử dụng Zoom Meeting để tạo một buổi học online, các thầy cô cần tạo cho mình một tài khoản đăng nhập, việc này tương tự như sử dụng các nền tảng công nghệ hiện có như facebook, zalo. Đầu tiên tải Zoom về máy → Đăng ký → cung cấp đầy đủ thông tin ngày tháng năm sinh/ họ tên/ địa chỉ email để được kích hoạt mở tài khoản. Sau khi đăng ký xong, giao diện chính Zoom hiện ra, bạn sẽ tiến hành đăng nhập dựa theo email và mật khẩu đã cài đặt trước đó, kế đến tạo buổi học trực tuyến theo các bước sau đây:

  • Bước 1. Click vào ô Cuộc họp mới để mở buổi học online.
Chọn Cuộc họp mới tạo buổi học
Chọn Cuộc họp mới tạo buổi học

Bước 2. Bậc nút xanh phần Sử dụng ID cuộc họp cá nhân sau đó chọn Bấm vào một cuộc họp. Số ID được cung cấp cần chia sẻ cho các học sinh tham gia nhóm học thì mới có thể vào được buổi học online này.

Tích nút xanh cung cấp ID nhóm học
Tích nút xanh cung cấp ID nhóm học
  • Bước 3. Trước khi buổi học bắt đầu, Zoom cần cho phép quyền truy cập camera và mic, khi được hỏi chỉ cần chọn OK hoặc Cho phép là hoàn thành.
Cho phép truy cập mic, camera
Cho phép truy cập mic, camera
  • Bước 4. Sau khi thực hiện xong, một buổi học online có thể được bắt đầu, ngoài thực hiện bài giảng sinh động bằng hình ảnh và âm thanh trực tuyến, bạn cũng có thể chia sẻ tài liệu với sinh viên thông qua nút Chia sẻ trên màn hình, tại đây có thể thực hiện thao tác gửi file, hình ảnh, link web…. Ở mục Khác còn có thể sử dụng để biểu lộ cảm xúc, ngắt kết nối âm thanh khi không có nhu cầu chia sẻ… 
Chọn lựa tính năng sử dụng
Chọn lựa tính năng sử dụng

2. Dành cho học sinh

Đối với các bạn học sinh chỉ tham gia lớp học đã được tạo sẵn thì việc sử dụng ứng dụng Zoom sẽ đơn giản hơn rất nhiều, các thao tác được thực hiện như sau:

  • Bước 1. Mở ứng dụng Zoom và chọn vào mục Tham gia cuộc họp.
Thao tác đầu tiên tham gia cuộc họp
Thao tác đầu tiên tham gia cuộc họp
  • Bước 2. Khi giao diện mới hiện ra, bạn tiến hành nhập ID, Tên theo yêu cầu, sau đó chọn tham gia để kết nối vào buổi học. Khi tham gia học, bạn cũng có thể sử dụng các tính năng chia sẻ thông tin, bộc lộ cảm xúc hoặc tắt âm ở hai phần Chia sẻ và Khác có trên thanh dưới cùng của giao diện.
Nhập thông tin để vào cuộc họp
Nhập thông tin để vào cuộc họp

Hướng dẫn sử dụng phần mềm Zoom Meeting trên máy tính

Giao diện Zoom Meeting trên máy tính có đôi chút khác biệt so với trên điện thoại, việc sử dụng phần mềm trên thiết bị này được thực hiện theo các hướng dẫn sau đây:

  • Đối với giáo viên

Tạo phòng học trực tuyến trên máy tính được thực hiện như sau:

  • Bước 1. Tại mục New Meeting sẽ chọn vào mục mũi tên trỏ xuống, sau đó chọn mục Start with video.
Tạo buổi học trên Zoom Meeting
Tạo buổi học trên Zoom Meeting
  • Bước 2. Ngay dãy số ID chọn Copy ID để gửi ID cho sinh viên tham gia.
  • Bước 3. Chọn mục New Meeting để bắt đầu thiết lập buổi học.
  • Bước 4. Chọn Invite để mời sinh viên tham gia buổi học qua email, ngoài ra cũng copy mục Meeting Password để gửi mật khẩu cho sinh viên tham gia nhóm.
Mời tham gia buổi học trên Zoom
Mời tham gia buổi học trên Zoom

Đối với sinh viên/ học sinh

Cách 1. Thực hiện ngay trên phần mềm đã tải về máy:

  • Bước 1. Chọn mục Join để tham gia.
  • Bước 2. Sau đó điền ID, họ tên, cũng tại mục này bạn có thể tắt âm bằng cách tích chọn Do not connect to audio/ không phát video chọn turn off my video. Sau đó ấn vào nút Join.
Tham gia lớp học trên Zoom Meeting
Tham gia lớp học trên Zoom Meeting

Cách 2. Tham gia trực tiếp trên website Zoom Meeting:

  • Bước 1. Truy cập website https://zoom.us/, sau đó ấn vào nút Sign in để đăng nhập.
  • Bước 2. Đăng nhập vào bằng cách điền email, mật khẩu.
  • Bước 3. Sau đó chọn Join Meeting và đăng nhập ID, mật khẩu để vào phòng học đã được tạo. 
  • Bước 4. Trang web yêu cầu tải ứng dụng về nhưng bạn có thể chọn Hủy, sau đó chọn mục join from your browser, sau đó nhập Meeting Password để tham gia vào lớp học.

Hướng dẫn dùng các tính năng chính trong Zoom

Ngoài thực hiện mở lớp học online và mời nhiều người cùng tham gia vào nhóm này, Zoom Meeting còn hỗ trợ người dùng nhiều tính năng quan trọng khác nhau giúp tăng hiệu quả học tập và mang lại nhiều tiện ích cho cả học sinh lẫn giáo viên.

Hướng dẫn tạo, chia sẻ phòng họp

Tạo hay chia sẻ phòng họp đến với mọi người cũng thực hiện các thao tác như ở phần hướng dẫn dành cho giáo viên ở bên trên:

  • Tạo phòng học chọn New Meeting
  • Mời người tham gia chọn Participants → Invite
  • Chọn Copy Invitation để gửi thông tin về link phòng, ID phòng học, mật khẩu vào phòng học.
Zoom Meeting cho phép tạo cuộc họp nhiều người tham gia
Zoom Meeting cho phép tạo cuộc họp nhiều người tham gia

Các chức năng cơ bản của phòng học Online mà cả giáo viên cũng như học sinh cần biết khi tham gia học trực tuyến trên máy tính:

  • Join Audio: Thiết lập âm thanh.
  • Stop Video: Tắt webcam và thay bằng logo hoặc đổi nền video lớp học.
  • Invite: Mời người khác tham gia lớp học.
  • Manage Participant: quản lý lớp học, có thể thay đổi Host hoặc xóa thành viên của lớp.
  • Share Screen: Chia sẻ màn hình.
  • Chat: Gửi tin nhắn.
  • Record: Ghi video buổi học trên Zoom.
  • Reactions: Gửi biểu tượng cảm xúc.
  • More: mở cuộc chat với các thành viên hoặc thiết lập các cài đặt khác.
  • End Meeting: Kết thúc buổi học.

Hướng dẫn chia sẻ màn hình Zoom 

Chia sẻ màn hình Zoom khi thực hiện buổi học cũng chính là tính năng quan trọng cần nắm rõ để dễ dàng thực hiện và chia sẻ với mọi người một cách nhanh chóng nhất mỗi khi lớp học diễn ra:

Bước 1. Chọn nút Share Screen bên dưới màn hình, lúc này các màn hình trên máy sẽ được hiển thị và bạn chọn vào màn hình muốn chia sẻ, sau đó kích chọn hai tùy chọn sau đây:

Chọn Share Screen để chia sẻ màn hình trò chuyện Zoom
Chọn Share Screen để chia sẻ màn hình trò chuyện Zoom
  • Share Computer Sound: mọi âm thanh phát ra từ máy tính sẽ được chia sẻ trong lớp học trực tuyến.
  • Optimize screen sharing for video clip: chia sẻ ở chế độ toàn màn hình

Bước 2. Tại mục Advanced, có thể đánh dấu vào hai tùy chọn:

  • Portion of Screen: cho phép chọn màn hình cụ thể để chia sẻ.
  • Music or Computer Sound Only: Chia sẻ âm trên máy tính.

Bước 3. Tại mục Files, lựa chọn chia sẻ thông tin dạng file, âm thanh, đường link cho lớp học.

Cài đặt chia sẻ màn hình Zoom Meeting
Cài đặt chia sẻ màn hình Zoom Meeting

Bước 4. Kết thúc bằng cách nhấn vào nút Share phía dưới.

Hướng dẫn đặt lịch tạo lớp học trên Zoom

Trong những trường hợp lịch hội họp hoặc học tập quá dày đặc, bạn cũng có thể tiến hành đặt lịch hẹn buổi gặp online ngay trên phần mềm để được thông báo nhắc nhở cũng như cài đặt sẵn các thao tác giúp cho việc triển khai nhanh chóng và hiệu quả hơn. Sau đây là các bước đặt lịch tạo lớp học trên Zoom Meeting:

  • Bước 1. Sau khi đăng nhập vào giao diện chính, chọn mục Schedule.
Chọn Schedule để đặt lịch phòng hội họp
Chọn Schedule để đặt lịch phòng hội họp
  • Bước 2. Cửa sổ cài đặt hiển thị ra, ở phần Topic nhập tên buổi học, phần Start thì cài đặt thời gian bắt đầu buổi học, tiếp đến tại Duration chọn thời gian diễn ra buổi học tập.
Thiết lập cài đặt lớp học trên Zoom Meeting
Thiết lập cài đặt lớp học trên Zoom Meeting

Lưu ý rằng, với phiên bản Zoom Meeting miễn phí chỉ có thể cài đặt thời gian diễn ra buổi học 40 phút và chỉ có thể tham gia 3 người, nếu cần thêm thời gian hoặc bổ sung số lượng người tham gia nhiều hơn cần nâng cấp lên phiên bản Pro.

  • Bước 3. Tại mục Meeting ID có hiển thị Personal Meeting ID, bạn có thể dùng theo mặc định hoặc đặt lại ID khác cho dễ nhớ.

Hướng dẫn tham gia phòng họp Zoom

Tham gia vào phòng học có thể thực hiện ngay trên link web của ứng dụng hoặc đăng nhập trực tiếp trên phần mềm đã tải về, lúc này bạn cần nắm rõ các thông tin liên quan đến link phòng họp, ID, mật khẩu của nhóm để có thể đăng nhập thành công và tham gia vào trong nhóm. Các bước tham gia phòng họp cũng được thực hiện tương tự như phần hướng dẫn sử dụng phần mềm Zoom Meeting cho học sinh, sinh viên ở phần bên trên.

Tham gia họp trực tuyến trên zoom
Tham gia họp trực tuyến trên zoom

Cũng tương tự như tham gia lớp học, người được thêm vào nhóm họp cũng có thể thực hiện các tính năng có sẵn trên ứng dụng như chia sẻ âm thanh, hình ảnh, cài đặt người tham gia phòng họp, mở cuộc chat với các thành viên trong nhóm hoặc thiết lập cài đặt về thay đổi Host, loại bỏ hoặc thêm thành viên… Sau khi cuộc họp kết thúc hoặc muốn thoát ra khỏi màn hình chat này thì chọn nút Leave bên góc trái phía trên.

Zoom Meeting mang đến nhiều tiện ích thiết thực dành cho người dùng, phần mềm cung cấp nhiều tính năng ưu việt giúp thỏa mãn nhu cầu hội họp trực tuyến, học online một cách dễ dàng và thuận tiện hơn. Nền tảng giúp kết nối các thành viên dù ở vị trí địa lý cách trở tạo mọi điều kiện tốt nhất cho công việc cũng như vấn đề học tập của con người. Mong rằng những hướng dẫn sử dụng phần mềm Zoom Meeting vừa được trình bày sẽ là thông tin hữu ích giúp mọi người sử dụng thuần thục và khai thác tốt các tính năng của ứng dụng. Để mua tài khoản Zoom bản quyền phiên bản nâng cao với nhiều tính năng cao cấp hơn, các doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức có thể liên hệ Indochina Telecom để được tư vấn và sớm cài đặt áp dụng vào thực tiễn công việc của mình.