Những lưu ý trước khi lắp đặt tổng đài nội bộ cho văn phòng

Liên lạc qua tổng đài nội bộ là cách tốt nhất và nhanh nhất để các phòng ban, chi nhánh có thể trao đổi công việc với nhau. Vì thế, hầu hết các doanh nghiệp lớn hiện nay đều chú trọng đến vấn đề lắp đặt tổng đài nội bộ. Tuy nhiên, để hệ thống tổng đài nội bộ có thể hoạt động một cách hiệu quả, đặc biệt là tiết kiệm tối đa chi phí thì bên cạnh lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ, các doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề mà chúng tôi chia sẻ ở bài viết sau đây. 

Sơ lược qua tổng đài là gì?

Có thể hiểu một cách đơn giản tổng đài là hệ thống chuyển mạch điện thoại tự động trong một doanh nghiệp tư nhân. Cũng có thể biết đến là một hệ thống chuyển đổi mạch nhằm giúp các đầu cuối gọi cho nhau và gọi ra bên ngoài trên một số đường thuê bao do nhà mạng cung cấp.

Tổng đài là gì?
Tổng đài là gì?

Tuy nhiên, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin hiện nay, đặc biệt là lĩnh vực VoIP, tổng đài không đơn giản chỉ là một hệ thống điện thoại thông thường. Mà nó được xây dựng giao tiếp đa kênh hơn như video, truyền dữ liệu, hình ảnh… 

Hiện tại, trong các doanh nghiệp ở nước ta đang sử dụng hai dạng hệ thống tổng đài là:

Hệ thống tổng đài truyền thống (tổng đài Analog)

Đây là mạng điện thoại chuyển mạch công cộng hay còn được gọi là mạng điện thoại chuyển mạch kênh truyền thống. Khi khách hàng đăng ký sử dụng đầu số, nhà mạng sẽ kéo trực tiếp line trung kế (line bưu điện) đến khách hàng. Từ đó, khách hàng đấu nối tổng đài Analog tại công ty để cấu hình và chia máy nhánh trực tiếp ở văn phòng.

Tổng đài VOIP tích hợp nhiều tính năng nâng cao
Tổng đài VOIP tích hợp nhiều tính năng nâng cao

Hệ thống tổng đài ảo (tổng đài VoIP)

Đây là một hệ thống điện thoại doanh nghiệp được lưu trữ tự động và hoàn toàn trên các máy chủ trong trung tâm dữ liệu ngoài trang web và được cung cấp thông qua internet (công nghệ VoIP). 

Tổng đài ảo có thể cung cấp nhiều tính năng thông minh hơn cả hệ thống điện thoại PBX truyền thống. Đồng thời tổng đài VoIP còn cho phép quản trị viên phi kỹ thuật dễ dàng thiết lập, cài đặt mọi thứ. 

Cần lưu ý những gì khi lắp đặt tổng đài nội bộ cho văn phòng?

Để hệ thống tổng đài nội bộ cho văn phòng hoạt động hiệu quả và tiết kiệm tối đa chi phí thì doanh nghiệp cần lưu ý 5 vấn đề sau đây:

Lựa chọn hệ thống tổng đài

Như đã đề cập ở trên, hệ thống tổng đài đang có hai dạng phổ biến là tổng đài Analog và tổng đài ảo. Nếu doanh nghiệp đã có hệ thống tổng đài Analog thì hãy cân nhắc xây dựng tổng đài VoIP mới để có thể sử dụng những tính năng thông minh, đáp ứng nhu cầu đa dạng và thay đổi liên tục của công ty.

Đầu tiên cần lựa chọn hệ thống tổng đài phù hợp
Đầu tiên cần lựa chọn hệ thống tổng đài phù hợp

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp đã đầu tư rất nhiều hệ thống trang thiết bị và muốn tận dụng lại hệ đài truyền thống thì hãy sử dụng những VOIP Gateway nhằm chuyển đổi tín hiệu Analog sang VoIP. 

Xác định nhu cầu của doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp, tổ chức sẽ có nhu cầu về hệ thống tổng đài nội bộ cho văn phòng khác nhau. Có những doanh nghiệp cần cần nghe – gọi cơ bản nhưng một số công ty lại có nhu cầu cao hơn như tổng đài tích hợp CRM, đồng bộ dữ liệu, tích hợp nhiều kênh tương tác…

Thêm vào đó, doanh nghiệp cũng cần xác định trước số lượng người để có thể xây dựng hoặc thuê tổng đài nội bộ phù hợp nhất. Chính vì thế mà doanh nghiệp cần nhìn nhận tình hình hiện tại để lên kế hoạch xây dựng hệ thống tổng đài nội bộ thích hợp.

Chọn số hotline làm tổng đài
Chọn số hotline làm tổng đài

Sau khi đã xác định được nhu cầu, phần lớn các doanh nghiệp đều gặp phải một vấn đề đó là nên tự xây dựng hay thuê dịch vụ từ bên thứ 3? Nếu doanh nghiệp đang phân vân về điều này thì có thể liên hệ đến Indochina Telecom để được hỗ trợ, tư vấn chu đáo để tìm ra hướng đi tốt nhất.

Chọn đầu số Hotline

Sau khi đã xác định rõ nhu cầu của doanh nghiệp thì yếu tố thứ 2 cần xem xét đó chính là nên dùng đầu số nào cho hệ thống tổng đài nội bộ văn phòng. Hiện nay, có 4 dạng đầu số chính được sử dụng phổ biến là: đầu số 1900, đầu số 1800, đầu số Mobi SIP và đầu số cố định. 

Lựa chọn thiết bị đầu cuối

Thiết bị đầu cuối giúp tiếp nhận các cuộc gọi hoặc thực hiện cuộc gọi đi từ hệ thống tổng đài. Lựa chọn thiết bị đầu cuối phù hợp sẽ giúp năng suất làm việc cũng như chất  lượng cuộc của các Angents (điện thoại viên) được nâng cao hơn.

Tùy nhu cầu mà doanh nghiệp lựa chọn thiết bị đầu cuối thích hợp
Tùy nhu cầu mà doanh nghiệp lựa chọn thiết bị đầu cuối thích hợp

Nếu tổng đài viên thường xuyên di chuyển thì nên lựa chọn Softphone là điều cần thiết. Ngược lại nếu chỉ nghe và thực hiện cuộc gọi điện thoại đến khách hàng ở tại văn phòng thì nên chọn IP phone hoặc tai nghe tổng đài. 

Trang bị đường truyền internet chất lượng

Đường truyền internet là điều kiện bắt buộc phải có để cho hệ thống tổng đài nội bộ văn phòng được hoạt động. Mặc dù cuộc gọi VoIP chiếm khá ít băng thông nhưng doanh nghiệp cũng nên trang bị đường truyền internet riêng để tránh trường hợp quá nhiều thiết bị ngoại vi truy cập sử dụng mạng dẫn đến cuộc gọi không ổn định. 

Bên cạnh đó, các doanh nghiệp cũng nên trang bị từ 1 – 2 đường truyền internet dự phòng (backup) để phòng tình huống đường truyền chính gặp sự cố. 

Trên đây là những lưu ý cần thiết và quan trọng khi lắp đặt tổng đài nội bộ cho văn phòng. Nếu muốn hỗ trợ thêm hoặc trải nghiệm hệ thống tổng đài thông minh thì hãy liên hệ ngay với Đông Dương Telecom qua Hotline 1900 292929 để được phục vụ chu đáo.