Tổng đài Cloud là gì? Giải pháp tổng đài cho doanh nghiệp hiện đại

Các doanh nghiệp hiện nay có rất nhiều lựa chọn để đầu tư hoặc nâng cấp hệ thống truyền thông, bộ phận CSKH. Trong khi một số doanh nghiệp vẫn giữa quan điểm mua tổng đài cứng thì nhiều doanh nghiệp với lối tư duy 4.0 lại chọn công nghệ đám mây để xây dựng hệ thống tổng đài Cloud. Vậy, tổng đài Cloud là gì? Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng tổng đài Cloud? Cùng tìm hiểu chi tiết hơn về hệ thống tổng đài Cloud qua những thông tin chia sẻ ở bài viết dưới đây.

Tổng đài Cloud là gì?

Thực chất, tổng đài Cloud là một dịch vụ tổng đài ảo chuyên nghiệp được lưu trữ và hoạt động trên môi trường điện toán đám mây (còn gọi là môi trường Internet). Cách thức hoạt động của tổng đài Cloud tương tự như hệ thống tổng đài truyền thống mà nhiều doanh nghiệp đã và đang sử dụng. 

Tổng đài Cloud hoạt động dựa trên môi trường điện toán đám mây
Tổng đài Cloud hoạt động dựa trên môi trường điện toán đám mây

Tuy nhiên, tổng đài Cloud có một ưu điểm vượt trội hơn tổng đài cứng đó là thay vì phải thiết kế một hệ thống hạ tầng phức tạp thì tất cả được hoạt động trên mạng Internet.

Tổng đài Cloud hoạt động dựa trên giao thức VoIP (viết tắt của Voice over Internet Protocol). Nghĩa là doanh nghiệp chỉ việc có kết nối với Internet đáng tin cậy để thiết lập một số tổng đài được lưu trữ và sử dụng trên toàn thế giới.

Nguyên lý hoạt động của tổng đài Cloud

Nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo sẽ thiết lập, cài đặt phần mềm và cấu hình để phần mềm này kết nối đến cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp. Với cách này, các doanh nghiệp không cần phải tốn kém kinh phí đầu tư ban đầu như tổng đài truyền thống. Hơn nữa, còn nhanh chóng đưa vào sử dụng để phục vụ kinh doanh, không phải mất thời gian lắp đặt lâu.

Tổng đài ảo hoạt động khi có kết nối với Internet
Tổng đài ảo hoạt động khi có kết nối với Internet

Do được xây dựng trên nền tảng đám mây nên tổng đài Cloud có cách hoạt động riêng biệt. Theo đó, tổng đài ảo không hoạt động bằng đường dây điện trung kế như hệ thống tổng đài cứng. Mà tổng đài Cloud sẽ hoạt động thông qua dây mạng WAN, LAN hay gọi chung là Internet. 

Lợi ích của tổng đài cloud trong việc kết nối doanh nghiệp

Không phải ngẫu nhiên mà nhiều doanh nghiệp lại chuyển đổi tổng đài truyền thống sang sử dụng tổng đài Cloud. Lý do là vì tổng đài ảo đem lại rất nhiều lợi ích thiết thực trong quá trình hoạt động kinh doanh, tạo dựng thương hiệu và tên tuổi. Vậy, chính xác lợi ích của tổng đài Cloud là gì?

Giảm thiểu về chi phí đầu tư 

Đây là lợi ích nổi bật nhất của tổng đài ảo bởi các doanh nghiệp không cần phải tốn nhiều kinh phí cho việc đầu tư hệ thống như tổng đài vật lý. Tất cả các công việc quản trị, cài đặt, thiết lập cấu hình đều được thông qua Internet với trình duyệt web và sử dụng hệ thống mạng nội bộ có sẵn của công ty.

Sử dụng tổng đài ảo giúp giảm 50% cước phí cuộc gọi
Sử dụng tổng đài ảo giúp giảm 50% cước phí cuộc gọi

Đặc biệt, các cuộc gọi nội bộ đến chi nhánh, phòng ban khác hoàn toàn miễn phí và không giới hạn về thời gian, điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm lên đến 50% cước phí hàng tháng.

Không cần đội ngũ kỹ thuật

Khi sử dụng tổng đài Cloud, các doanh nghiệp có thể giảm thiểu tối đa chi phí quản lý nhân sự cũng như phí bảo trì, bảo dưỡng hệ thống thường xuyên. Bởi vì, việc bảo trì và khắc phục các sự cố sẽ do đơn vị cung cấp dịch vụ hệ thống tổng đài ảo tiến hành trên cơ sở hạ tầng của họ.

Ghi âm cuộc gọi và thống kê nhanh chóng

Những cuộc gọi giữa khách hàng và nhân viên sẽ được ghi âm lại rõ ràng. Tiện ích này giúp cho việc chăm sóc khách hàng cũng như kiểm tra kỹ năng làm việc, tư vấn của nhân viên để kịp thời điều chỉnh. 

Đồng thời, doanh nghiệp còn có thể đánh giá hiệu quả làm việc của từng nhân viên thông qua thống kê số lượng cuộc gọi hiệu quả từ tổng đài ảo.

Tổng đài ảo giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc quản lý đội ngũ Telesales
Tổng đài ảo giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc quản lý đội ngũ Telesales

Dễ dàng nâng cấp và mở rộng 

Cơ cấu vận hành của tổng đài Cloud không phức tạp, ngược lại vô cùng đơn giản và dễ quản lý. Trong trường hợp doanh nghiệp có nhân sự mới hay mở thêm chi nhánh thì việc mở rộng rất dễ thực hiện, không nhất thiết phải có sự hỗ trợ từ đội ngũ IT.

Kết nối với phần mềm và hỗ trợ đa nền tảng

Hệ thống tổng đài ảo cung cấp API để kết nối nhanh chóng đến các phần mềm bán hàng, chăm sóc khách hàng CRM, ERM… trong nội bộ công ty. Bên cạnh đó, tổng đài Cloud còn hỗ trợ đa nền tảng trên điện thoại thông minh, laptop, máy tính để bàn… giúp nhân viên có thể hỗ trợ khách hàng mọi lúc mọi nơi. 

An toàn và ổn định

Hệ thống tổng đài Cloud đảm bảo về tính ổn định, an toàn thời gian hoạt động liên tục, cho phép các doanh nghiệp có thể mở tổng đài 24/7 nếu cần. 

Đối tượng khách hàng nào nên sử dụng tổng đài Cloud

Nhiều năm trở lại đầu, tổng đài ảo là một trong các dịch vụ tổng được nhiều doanh nghiệp ưu tiên sử dụng. Tuy nhiên, không phải bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể dùng tổng đài Cloud. Vậy, cụ thể đối tượng khách hàng của tổng đài Cloud là gì?

Đối tượng khách của của tổng đài Cloud là gì?
Đối tượng khách của của tổng đài Cloud là gì?

Các chuyên gia về lĩnh vực viễn thông cho biết, nhóm đối tượng khách hàng dùng tổng đài Cloud chủ yếu là:

  • Các công ty, doanh nghiệp, tổ chức cần thiết lập hệ thống tổng đài riêng nhưng không có chuyên viên về kỹ thuật. Tổng đài riêng sẽ hỗ trợ tiếp nhận thông tin, quảng bá sản phẩm, tư vấn bán hàng, chăm sóc khách hàng… của doanh nghiệp qua điện thoại.
  • Bộ phận chăm sóc khách hàng; bộ phận marketing; bộ phận kinh doanh; bộ phận bán hàng trực tuyến của doanh nghiệp, siêu thị, cửa hàng…
  • Các doanh nghiệp, công ty làm về dịch vụ, doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ không có đội ngũ IT.

Phân biệt Tổng đài ảo, tổng đài Cloud và Cloud phone

Trên thực tế, khái niệm tổng đài ảo, tổng đài Cloud và Cloud phone đều đồng nhất về mặt ý nghĩa. Tuy nhiên, mọi người rất dễ nhầm lẫn Cloud phone là một loại điện dùng trong hệ thống tổng đài ảo.

Về bản chất, Cloud phone được nhắc đến nhiều trong công nghệ viễn thông như một nền tảng điện thoại sử dụng công nghệ tân tiến VoIP và được cung cấp bởi bên thứ 3 cho các doanh nghiệp. 

Vì vậy, các doanh nghiệp có thể dùng xen kẽ những khái niệm tổng đài ảo, tổng đài Cloud hay tổng đài Cloud phone mà không phải lo sợ bị cung cấp sai dịch vụ. 

Qua những thông tin chia sẻ ở bài viết, mong rằng sẽ giúp các doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể về tổng đài Cloud là gì? Đối tượng sử dụng và lợi ích mà tổng đài ảo đem đến cho việc kinh doanh, buôn bán. Nếu còn thắc mắc nào liên quan đến tổng đài ảo, vui lòng gọi vào Hotline: 1900 292929 để được chuyên viên tư vấn tận tình.