Giải pháp tổng đài IP – Hệ thống thoại thông minh cho doanh nghiệp

Giải pháp tổng đài IP là lựa chọn của đại đa số các doanh nghiệp, tổ chức lớn nhỏ hiện nay. Đặc biệt, giải pháp này với nhiều ưu điểm đã giúp nâng cao hiệu suất làm việc cho phòng CSKH hay bộ phận kinh doanh của các công ty. Đây cũng là mô hình công nghệ thông tin tân tiến được ứng dụng rất nhiều ở các quốc gia phát triển như Mỹ, Nhật, Hàn,.. Bài viết này Indochina Telecom sẽ giúp bạn hiểu hơn về giải pháp này đồng cung cấp những thông tin về các gói tổng đài IP mà Indochina Telecom đang cung cấp.

Giải pháp tổng đài IP- VOIP là gì?

Giải pháp tổng đài IP (Internet Protocol Private Branch eXchange) hay được gọi là tổng đài VoIP là mô hình tổng đài điện thoại thế hệ mới hoạt động  dựa trên nền tảng Internet. Hệ thống này giúp thực hiện các cuộc gọi điện thoại nội bộ và ra bên ngoài một cách nhanh chóng, đơn giản và tiết kiệm với nhiều tính năng tích hợp được trên nhiều thiết bị.

Giải pháp tổng đài IP - Hệ thống điện thoại hoạt động trên nền tảng Internet với nhiều tính năng ưu việt
Giải pháp tổng đài IP - Hệ thống điện thoại hoạt động trên nền tảng Internet với nhiều tính năng ưu việt

Mô tả giải pháp tổng đài IP

Theo như khái niệm thì đây chính là dịch vụ cho phép khách hàng thiết lập một tổng đài mới với chi phí thấp vì hoàn toàn có thể tận dụng hệ thống mạng LAN nội bộ có sẵn để thiết lập một tổng đài mới với đầy đủ chức năng. Cụ thể, hệ thống này được mô tả một cách dễ hiểu như sau:

  • Hệ thống các máy nhánh được kết nối với tổng đài thông qua mạng LAN nội bộ.
  • Mạng IP có thể sử dụng là WAN hoặc VPN nên các máy nhánh có thể rất xa tổng đài nhưng vẫn có đầy đủ các tính năng như các máy nhánh truyền thống khác trong cùng một hệ thống.
  • Mô hình có thể sử dụng phần mềm điện thoại cài trên máy tính và VPN người dùng để nhân viên có thể di chuyển khắp nơi nhưng luôn giữ được kết nối với tổng đài thông qua mạng Internet.
  • Máy nhánh trong trường hợp này là các máy điện thoại IP và các phần mềm trên thiết bị di động ( IP Softphone)
  • Đối với điện thoại IP chuẩn riêng: 

Dòng điện thoại cho phép tương thích với hầu hết các tổng đài ảo hiện có trên thị trường

Đây là thiết bị được thiết kế với đầy đủ các chức năng của điện thoại số như chất lượng cuộc thoại cao, có chức năng giám sát, có thể cài đặt hệ thống tổng đài một cách nhanh chóng, dễ dàng.

Có nhiều loại điện thoại bàn IP Phone chuẩn SIP với các tính năng từ đơn giản đến nâng cao như có chức năng hộp thư thoại, màn hình lớn, chức năng kết hợp Camera,…

  • Đối với phần mềm điện thoại chuẩn riêng

Những chiếc điện thoại thông minh sau khi được cài đặt phần mềm đều có chức năng như một thiết bị điện thoại IP chuẩn SIP nhưng là dạng phần mềm được cài đặt, sử dụng cần có tổ hợp mic và tai nghe để có thể đàm thoại.

Mô hình giải pháp tổng đài IP

Thành phần của hệ thống IP bao gồm máy chủ, thiết bị Voice Gateway và thiết bị đầu cuối. Chúng được liên kết với nhau để tạo ra một hệ thống liên lạc thông minh đáp ứng hầu hết các chức năng mà doanh nghiệp cần ở một hệ thống thoại. 

Trong hệ thống này, một router sẽ được kết nối với tổng đài nhằm định tuyến cuộc gọi, Các thiết bị điện thoại sẽ được đầu vào các Gateway, SW để có thể kết nối tới các router và server. Ngoài ra, hệ thống này cho phép doanh nghiệp cài đặt phần mềm trên máy tính để nhân viên có thể sử dụng như một điện thoại bàn thông thường khi được kết nối tai nghe và mic. Nếu doanh nghiệp có chi nhánh đều có mô hình tương tự nhưng chỉ cần connect qua IP mà không cần kết nối server trực tiếp.

Mô hình tổng đài IP mẫu cho doanh nghiệp có nhiều chi nhánh
Mô hình tổng đài IP mẫu cho doanh nghiệp có nhiều chi nhánh

Cách thức hoạt động của giải pháp tổng đài IP

Cách thức hoạt động của hệ thống tổng đài IP chia thành 2 khu vực. Bao gồm khu vực trung tâm, hội sở và tại các chi nhánh nếu có. Cụ thể:

Tại trung tâm, hội sở

  • Tại nơi trung tâm của hệ thống hay nơi làm trụ sở chính thường, datacenter sẽ đặt hệ thống máy chủ VoIP, chịu trách nhiệm xử lý tất cả các cuộc gọi nội bộ giữa các chi nhánh và các cuộc gọi ra PSTN.
  • Máy chủ hệ thống cũng sẽ cung cấp tài khoản SIP cho tất cả các FXS Gateway hoặc điện thoại IP tại các chi nhanh nếu doanh nghiệp cần lắp đặt hệ thống tại nhiều chi nhánh khác nhau, chúng được kết nối từ xa qua đường cáp quang.
  • Trung kế từ bưu điện (nếu có) sẽ kết nối với các port FXO của VoIP Gateway
  • Quản lý hệ thống thông qua giao diện Web, quản trị viên hoàn toàn có thể truy xuất thông tin từ bất kì nơi đâu và tại bất kỳ thời điểm nào.

Tại các chi nhánh ( trong trường hợp lắp hệ thống tổng đài tại các chi nhánh)

  • Nhân viên tại chi nhánh hoàn toàn có thể kết nối tới các trung tâm để tiếp nhận và xử lý cuộc gọi khi cần.
  • Thiết bị tại chi nhánh được kết nối với hệ thống máy chủ VoIP đặt tại trung tâm thông qua đường kết nối Internet
  • Hệ thống tại chi nhánh hoạt động hoàn toàn linh hoạt với hệ thống tổng đài với quy mô lớn, lưu lượng cuộc gọi cao cho dù doanh nghiệp có nhiều chi nhánh trải dài trên cả nước.

Cách thức vận hành 

Như những hệ thống tổng đài truyền thống, tổng đài IP cũng hoạt động với 2 chiều gọi là tiếp nhận cuộc gọi và thực hiện cuộc gọi. Mỗi yêu cầu sẽ có cách vận hành khác nhau:

Tiếp nhận cuộc gọi

  • Khi có cuộc gọi tới hệ thống, VoIP Gateway sẽ tiếp nhận tín hiệu, xử ls và chuyển đến máy chủ tổng đài thông qua kết nối IP
  • Máy chủ tổng đài sau khi tiếp nhận và xử lý theo như kịch bản đã được thiết lập trước đó dựa vào tính chất và yêu cầu của hệ thống từng doanh nghiệp.
  • Cuộc gọi sẽ được máy chủ phân phối đến từng đích đến là nhân viên trực tổng đài hoặc hộp thư trả lời tự động theo những thuật toán đặc biệt đã được cài đặt.
  • Trong trường hợp không có nhân viên trực tiếp hỗ trợ, cuộc gọi có thể được chuyển đến đích đến tiếp theo nếu có yêu cầu tới hộp thư thoại, điện thoại di động hoặc máy nhánh khác. Thiết lập này tùy thuộc vào kịch bản mà doanh nghiệp muốn, sẽ được đơn vị cung cấp cài đặt.
  • Kết thúc cuộc gọi, hệ thống sẽ ghi lại  toàn bộ dữ liệu cuộc gọi một cách chi tiết về thời gian, số gọi đến, số máy nhánh tiếp nhận, thông tin File ghi âm cuộc gọi. Những dữ liệu này rất có ích cho một bản báo cáo chi tiết, giúp doanh nghiệp quản lý chất lượng cuộc gọi tốt hơn.
Việc tiếp nhận cuộc gọi hay gọi đi đều dễ dàng thao tác linh động trên nhiều thiết bị
Việc tiếp nhận cuộc gọi hay gọi đi đều dễ dàng thao tác linh động trên nhiều thiết bị

Thực hiện cuộc gọi 

  • Hệ thống có thể cài đặt và cho phép mỗi người dùng được thực hiện cuộc gọi đi theo những hướng cố định như nội hạt, liên tỉnh, quốc tế, di động với sự giám sát của Admin. Hoàn toàn có thể cấm hoặc cho phép các máy nhánh gọi cho nhau hay gọi đi quốc tế, cài đặt này sẽ được hỗ trợ theo yêu cầu của doanh nghiệp.
  • Máy chủ tổng đài sẽ quản lý, giám sát tất cả các cuộc gọi và báo cáo đầy đủ thông qua giao diện web.
  • Ứng dụng quản lý hệ thống và người dùng sẽ phân quyền gọi ra ngoài mạng điện thoại khác trên mỗi người dùng, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát được công việc và năng suất của nhân viên.

Những lợi ích của tổng đài IP mang đến cho doanh nghiệp 

Sử dụng hệ thống tổng đài điện thoại hỗ trợ cho nhân sự trong một số phòng ban thường được gặp ở rất nhiều doanh nghiệp, tổ chức. Ngay từ các nước phát triển và thời gian gần đây đã vào thị trường Việt Nam và đang rất thành công. Chúng đang ngày một trở thành công cụ hữu hiệu của bộ phận chăm sóc khách hàng hay chính là mạch liên lạc chính của các tập đoàn lớn với nhiều chi nhánh. Bản thân là một công nghệ viễn thông tân tiến nên chúng có rất nhiều điểm mạnh hỗ trợ cho hoạt động và sự phát triển của doanh nghiệp.

Đối với một số doanh nghiệp, mô hình tổng đài IP chính là công cụ không thể thiếu để hoàn thành công việc một cách tốt nhất
Đối với một số doanh nghiệp, mô hình tổng đài IP chính là công cụ không thể thiếu để hoàn thành công việc một cách tốt nhất

Theo mô hình hoạt động của tổng đài IP, tất cả dữ liệu thoại được truyền bằng các gói dữ liệu qua IP hoặc mạng LAN/ WAN/ Internet. Các tính năng truyền thông hiện đại hoàn toàn được cung cấp và được mở rộng một cách mạnh mẽ hơn khi không cần thêm các thiết bị phần cứng. Đối với mô hình này, doanh nghiệp hoàn toàn không phải thay đổi bất kỳ điều gì của cơ sở hạ tầng sẵn có cũng như số điện thoại cũ nếu bạn muốn giữ lại.

Giải pháp tổng đài ảo IP này có thể kết nối với mạng điện thoại truyền thống qua hệ thống Voice Gateway. Hơn nữa, chúng tích hợp rất nhiều tính năng ưu việt giúp cho việc liên lạc nội bộ và đàm thoại ra bên ngoài dễ dàng hơn và tiện lợi hơn rất nhiều. Cụ thể những ưu điểm của giải pháp tổng đài này bao gồm:

1.Tiết giảm chi phí cước viễn thông

  • Phí cước gọi nội bộ hoàn toàn được bỏ qua kể cả các chi nhánh của bạn ở nhiều tỉnh thành trên cả nước.
  • Không tốn thêm chi phí đầu tư hệ thống tổng đài như phí lắp đặt, bảo dưỡng hay mở rộng nhu cầu. Doanh nghiệp chỉ cần đầu tư thiết bị cho lần mở đầu tiên và chi phí này rất thấp.
  • Doanh nghiệp có thể cài đặt để giới hạn cước, tránh tình trạng sử dụng vượt quá mức chi phí thoại cho phép.

2. Tích hợp các đầu số viễn thông & Thêm kịch bản lời chào dễ dàng

  • Hệ thống hoàn toàn có thể tích hợp với các đầu số của các nhà mạng sử dụng để làm số Hotline như điện thoại cố định, hotline 1900, hotline 1800, từ đó giúp doanh nghiệp có kênh liên lạc với khách hàng chuyên nghiệp hơn, tạo ấn tượng với khách hàng.  Ngoài ra, mô hình điện thoại này còn cho phép sửa kịch bản theo nhu cầu của doanh nghiệp rất dễ dàng, nhanh chóng.
  • Nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng, mỗi cuộc gọi luôn nhận được sự quan tâm cao nhất và xử lý một cách nhanh chóng. Hạn chế tình trạng tổng đài viên không nghe máy hoặc hệ thống không liên lạc được

3. Thống kê và báo cáo lịch sử cuộc gọi

  • Toàn bộ thông tin các cuộc gọi được lưu trữ khoa học, báo cáo chi tiết về lịch sử cuộc gọi, ghi âm nội dung và có đầy đủ các thông tin về thời gian của từng nhân sự, từng máy nhánh giúp quản lý công việc hiệu quả hơn, phần nào làm tăng năng suất công việc của nhân viên.

4. Thời gian triển khai lắp đặt, vận hành & bảo trì nhanh chóng

  • Việc lắp đặt cấu hình hệ thống tổng đài IP – VoIP rất đơn giản, dù lắp mới hay mở rộng tới các chi nhánh. Mọi nhân sự có hiểu biết về IP cơ bản đều có thể tự triển khai được. Doanh nghiệp cũng không cần có người vận hành hay bảo trì hệ thống, mọi sự cố kỹ thuật đều được bên cung cấp dịch vụ, giải pháp tổng thể hỗ trợ 24/7.
  • Không cần tới các loại đường dây điện thoại lắp riêng, không yêu cầu cao về hệ thống hạ tầng, doanh nghiệp vẫn tận dụng được các cơ sở vật chất có sẵn.
  • Phạm vi sử dụng linh hoạt, Nhân viên không cần thiết phải ngồi một chỗ tại văn phòng. Toàn bộ nhân viên trực tổng đài đều có thể nhận cuộc gọi từ khách hàng ở bất cứ đâu, miễn là có Internet, mà đây là điều kiện rất dễ đáp ứng trong tình hình phát triển trong nước hiện nay.

5. Tích hợp được với các phần mềm quản lý

  • Hoàn toàn có thể quản lý và thiết lập báo cáo với giao diện Web tiếng Việt thân thiện, dễ hiểu: Người dùng được chọn đầu số điện thoại, có thể chọn các đầu số đặc biệt để khách hàng dễ nhớ, tạo sự tiện lợi cho khách hàng và giúp hình ảnh công ty được truyền thông một cách chuyên nghiệp hơn.
  •  Doanh nghiệp hoàn toàn có thể giữ nguyên đầu số điện thoại khi thay đổi hay di dời sang địa chỉ văn phòng mới hay mở rộng văn phòng. Mọi cuộc thoại và các chi phí phát sinh hàng ngày đều có thể được theo dõi Online một cách chi tiết.
Giải pháp tổng đài IP mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp
Giải pháp tổng đài IP mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

Những ngành nghề phù hợp sử dụng giải pháp tổng đài ảo IP

Mô hình tổng đài ảo phù hợp với hầu hết các doanh nghiệp đang triển khai các hoạt động Telesale, Telemarketing và chăm sóc khách hàng cho chuỗi hệ thống lớn. Nếu doanh nghiệp bạn có hệ thống nội bộ với nhiều phòng ban, chi nhánh và có nhu cầu liên lạc nội bộ hoặc ra nước ngoài nhiều thì đây cũng là một giải pháp vô cùng hợp lý. Dưới đây là những ngành, nghề sẽ phát triển tốt hơn với giải pháp tổng đài IP:

  • Du lịch
  • Y tế
  • Giáo dục
  • Dịch vụ nha khoa, thẩm mỹ, Spa
  • Chuỗi cửa hàng bán lẻ, siêu thị
  • Dịch vụ cho vay tài chính, bảo hiểm
  • Cung cấp các dịch vụ phần mềm, dịch vụ
  • Kinh doanh Online
  • Kinh doanh và từ vấn dược mỹ phẩm
  • Môi giới bất động sản
  • Các công ty Agency cung cấp dịch vụ

Mô hình tổng đài IP đã trở thành công cụ hỗ trợ hữu hiệu cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực chăm sóc khách hàng cũ, tạo thân thiện với khách hàng mới. Để có một hệ thống tổng đài chuyên nghiệp với chất lượng cuộc thoại được đảm bảo, chi phí hợp lý bạn nên liên hệ tới Đông Dương Telecom – Đơn vị cung cấp hệ thống tổng đài hiện đại uy tín – chất lượng hàng đầu trong lĩnh vực viễn thông. 

Nhìn chung, khi nhìn vào những ưu điểm của giải pháp tổng đài IP mang lại cho doanh nghiệp cũng như khách hàng có thể thấy từ những cơ sở nhỏ cho tới lớn đều nên ứng dụng mô hình này. Chúng không tiêu tốn quá nhiều chi phí nhưng giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự, truyền thông một cách chuyên nghiệp hơn và chắc chắn làm thay đổi những con số trong báo cáo kinh doanh của bạn rất nhiều. Mọi thông tin chi tiết về dịch vụ thuê tổng đài ảo tại Indochina Telecom, bạn vui lòng liên hệ tư vấn viên để được hỗ trợ thêm.