Giải pháp tổng đài IP là lựa chọn của đại đa số các doanh nghiệp, tổ chức lớn nhỏ hiện nay. Đặc biệt, giải pháp này với nhiều ưu điểm đã giúp nâng cao hiệu suất làm việc cho phòng CSKH hay bộ phận kinh doanh của các công ty. Đây cũng là mô hình công nghệ thông tin tân tiến được ứng dụng rất nhiều ở các quốc gia phát triển như Mỹ, Nhật, Hàn,.. Bài viết này Indochina Telecom sẽ giúp bạn hiểu hơn về giải pháp này đồng cung cấp những thông tin về các gói tổng đài IP mà Indochina Telecom đang cung cấp.
Giải pháp tổng đài IP (Internet Protocol Private Branch eXchange) hay được gọi là tổng đài VoIP là mô hình tổng đài điện thoại thế hệ mới hoạt động dựa trên nền tảng Internet. Hệ thống này giúp thực hiện các cuộc gọi điện thoại nội bộ và ra bên ngoài một cách nhanh chóng, đơn giản và tiết kiệm với nhiều tính năng tích hợp được trên nhiều thiết bị.
Theo như khái niệm thì đây chính là dịch vụ cho phép khách hàng thiết lập một tổng đài mới với chi phí thấp vì hoàn toàn có thể tận dụng hệ thống mạng LAN nội bộ có sẵn để thiết lập một tổng đài mới với đầy đủ chức năng. Cụ thể, hệ thống này được mô tả một cách dễ hiểu như sau:
Dòng điện thoại cho phép tương thích với hầu hết các tổng đài ảo hiện có trên thị trường
Đây là thiết bị được thiết kế với đầy đủ các chức năng của điện thoại số như chất lượng cuộc thoại cao, có chức năng giám sát, có thể cài đặt hệ thống tổng đài một cách nhanh chóng, dễ dàng.
Có nhiều loại điện thoại bàn IP Phone chuẩn SIP với các tính năng từ đơn giản đến nâng cao như có chức năng hộp thư thoại, màn hình lớn, chức năng kết hợp Camera,…
Những chiếc điện thoại thông minh sau khi được cài đặt phần mềm đều có chức năng như một thiết bị điện thoại IP chuẩn SIP nhưng là dạng phần mềm được cài đặt, sử dụng cần có tổ hợp mic và tai nghe để có thể đàm thoại.
Thành phần của hệ thống IP bao gồm máy chủ, thiết bị Voice Gateway và thiết bị đầu cuối. Chúng được liên kết với nhau để tạo ra một hệ thống liên lạc thông minh đáp ứng hầu hết các chức năng mà doanh nghiệp cần ở một hệ thống thoại.
Trong hệ thống này, một router sẽ được kết nối với tổng đài nhằm định tuyến cuộc gọi, Các thiết bị điện thoại sẽ được đầu vào các Gateway, SW để có thể kết nối tới các router và server. Ngoài ra, hệ thống này cho phép doanh nghiệp cài đặt phần mềm trên máy tính để nhân viên có thể sử dụng như một điện thoại bàn thông thường khi được kết nối tai nghe và mic. Nếu doanh nghiệp có chi nhánh đều có mô hình tương tự nhưng chỉ cần connect qua IP mà không cần kết nối server trực tiếp.
Cách thức hoạt động của hệ thống tổng đài IP chia thành 2 khu vực. Bao gồm khu vực trung tâm, hội sở và tại các chi nhánh nếu có. Cụ thể:
Tại trung tâm, hội sở
Tại các chi nhánh ( trong trường hợp lắp hệ thống tổng đài tại các chi nhánh)
Như những hệ thống tổng đài truyền thống, tổng đài IP cũng hoạt động với 2 chiều gọi là tiếp nhận cuộc gọi và thực hiện cuộc gọi. Mỗi yêu cầu sẽ có cách vận hành khác nhau:
Tiếp nhận cuộc gọi
Thực hiện cuộc gọi
Sử dụng hệ thống tổng đài điện thoại hỗ trợ cho nhân sự trong một số phòng ban thường được gặp ở rất nhiều doanh nghiệp, tổ chức. Ngay từ các nước phát triển và thời gian gần đây đã vào thị trường Việt Nam và đang rất thành công. Chúng đang ngày một trở thành công cụ hữu hiệu của bộ phận chăm sóc khách hàng hay chính là mạch liên lạc chính của các tập đoàn lớn với nhiều chi nhánh. Bản thân là một công nghệ viễn thông tân tiến nên chúng có rất nhiều điểm mạnh hỗ trợ cho hoạt động và sự phát triển của doanh nghiệp.
Theo mô hình hoạt động của tổng đài IP, tất cả dữ liệu thoại được truyền bằng các gói dữ liệu qua IP hoặc mạng LAN/ WAN/ Internet. Các tính năng truyền thông hiện đại hoàn toàn được cung cấp và được mở rộng một cách mạnh mẽ hơn khi không cần thêm các thiết bị phần cứng. Đối với mô hình này, doanh nghiệp hoàn toàn không phải thay đổi bất kỳ điều gì của cơ sở hạ tầng sẵn có cũng như số điện thoại cũ nếu bạn muốn giữ lại.
Giải pháp tổng đài ảo IP này có thể kết nối với mạng điện thoại truyền thống qua hệ thống Voice Gateway. Hơn nữa, chúng tích hợp rất nhiều tính năng ưu việt giúp cho việc liên lạc nội bộ và đàm thoại ra bên ngoài dễ dàng hơn và tiện lợi hơn rất nhiều. Cụ thể những ưu điểm của giải pháp tổng đài này bao gồm:
1.Tiết giảm chi phí cước viễn thông
2. Tích hợp các đầu số viễn thông & Thêm kịch bản lời chào dễ dàng
3. Thống kê và báo cáo lịch sử cuộc gọi
4. Thời gian triển khai lắp đặt, vận hành & bảo trì nhanh chóng
5. Tích hợp được với các phần mềm quản lý
Mô hình tổng đài ảo phù hợp với hầu hết các doanh nghiệp đang triển khai các hoạt động Telesale, Telemarketing và chăm sóc khách hàng cho chuỗi hệ thống lớn. Nếu doanh nghiệp bạn có hệ thống nội bộ với nhiều phòng ban, chi nhánh và có nhu cầu liên lạc nội bộ hoặc ra nước ngoài nhiều thì đây cũng là một giải pháp vô cùng hợp lý. Dưới đây là những ngành, nghề sẽ phát triển tốt hơn với giải pháp tổng đài IP:
Mô hình tổng đài IP đã trở thành công cụ hỗ trợ hữu hiệu cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực chăm sóc khách hàng cũ, tạo thân thiện với khách hàng mới. Để có một hệ thống tổng đài chuyên nghiệp với chất lượng cuộc thoại được đảm bảo, chi phí hợp lý bạn nên liên hệ tới Đông Dương Telecom – Đơn vị cung cấp hệ thống tổng đài hiện đại uy tín – chất lượng hàng đầu trong lĩnh vực viễn thông.
Nhìn chung, khi nhìn vào những ưu điểm của giải pháp tổng đài IP mang lại cho doanh nghiệp cũng như khách hàng có thể thấy từ những cơ sở nhỏ cho tới lớn đều nên ứng dụng mô hình này. Chúng không tiêu tốn quá nhiều chi phí nhưng giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự, truyền thông một cách chuyên nghiệp hơn và chắc chắn làm thay đổi những con số trong báo cáo kinh doanh của bạn rất nhiều. Mọi thông tin chi tiết về dịch vụ thuê tổng đài ảo tại Indochina Telecom, bạn vui lòng liên hệ tư vấn viên để được hỗ trợ thêm.
