Giải pháp xây dựng tổng đài cho nhà xe

Ngày nay, xây dựng tổng đài là một giải pháp thiết yếu và quan trọng trong việc liên lạc của nhà xa. Tuy nhiên, để xây dựng hệ thống tổng đài thì không phải nhà xe nào cũng có kinh nghiệm. Do đó, ở bài viết này chúng tôi sẽ hỗ trợ các nhà xe sử dụng dịch vụ tổng đài một cách hiệu quả nhất.

Giải pháp tổng đài cho nhà xe phù hợp với loại hình kinh doanh nào?

Có rất nhiều nhà xe vẫn còn đang sử dụng điện thoại di động cho các hoạt động như bán vé, ký gửi hàng hóa, giao nhận bưu kiện… Việc sử điện thoại di động vừa gây bất tiện, mất thời gian trong việc liên hệ khách vừa khiến chủ nhà xe tốn cước phí hàng tháng cao.

Hệ thống tổng đài phù hợp cho nhà xe liên tỉnh, hỗ trợ ký gửi hàng hóa
Hệ thống tổng đài phù hợp cho nhà xe liên tỉnh, hỗ trợ ký gửi hàng hóa

Lúc này, sử dụng tổng đài ảo chính là giải pháp để doanh nghiệp nâng cao sự tính chuyên nghiệp trong mắt khách hàng và giảm thiểu tối đa cước phí hàng tháng. 

Cụ thể, với dịch vụ tổng đài, khách hàng có thể liên lạc dễ dàng đến nhà xe để đặt mua vé, gửi hàng hóa hoặc nhận bưu kiện vì số rất dễ nhớ và dễ thuộc. Đồng thời, khi nhà xe liên hệ lại với khách, khách hàng sẽ nhanh chóng xác nhận thông tin người gọi để bắt máy, tránh trường hợp khách hàng tắt điện thoại vì nhầm lẫn với số điện thoại rác, lừa đảo. 

Những lợi ích khi sử dụng tổng đài cho nhà xe

Ngoài những lợi ích kể trên, tổng đài ảo còn mang lại nhiều điều tuyệt vời hơn cho nhà xe trong quá trình sử dụng như:

  • Có thể nhận nhiều cuộc gọi cùng một lúc mà không phải bỏ lỡ bất kỳ khách hàng hàng.
  • Chuyển hướng cuộc gọi đến số điện thoại di động của tổng đài viên trong trường hợp không có người trực tổng đài tại văn phòng. 
  • Tiết kiệm đến 50% cước phí cuộc gọi và gọi nội bộ hoàn toàn miễn phí, không giới hạn về thời gian.
  • Nâng cao hiệu sức làm việc của tổng đài viên nhờ khả năng tích hợp nhanh chóng với nhiều phần mềm quản lý khách hàng và có các tính năng thông minh như: ghi âm cuộc gọi, hiển thị thông tin người gọi đến, xuất báo cao, note thông tin khách hàng…
Hệ thống tổng đài giúp nhà xe liên lạc với khách dễ dàng hơn
Hệ thống tổng đài giúp nhà xe liên lạc với khách dễ dàng hơn

Những bước triển khai cho tổng đài nhà xe

Để sử dụng tổng đài ảo cho nhà xe, doanh nghiệp cần phải có 4 thành phần như sau:

  • Đầu số

Đầu số là thành phần đầu tiên chắc chắn các nhà xe nào cũng phải có, đầu số có thể nằm 1 trong 2 trường hợp là: nhà xe đã có số điện thoại làm tổng đài hoặc nhà xe muốn thay hẳn số dịch vụ mới.

  • Nhà xe đã có số điện thoại: Đối với những nhà xe đã hoạt động lâu năm thì khách hàng cũng đã quen thuộc với những đầu số điện thoại bàn hoặc điện thoại di động. Điều này chắc hẳn nhà xe nào cũng rất e ngại xây dựng hệ thống tổng đài phải bỏ đấu số cũ do không tương thích với hệ thống hoặc giữ đầu số thì chi phí xây dựng các thiết bị chuyển đổi cao. Tuy nhiên, đâu chỉ là nỗi lo trước đây, hiện tại các nhà mạng đã cho phép tích hợp các đầu số di động, điện thoại bàn cũ vào hệ thống tổng đài trực tiếp mà không cần bộ chuyển đổi. 
  • Nhà xe chưa có số điện thoại: Với những nhà xe mới đi vào hoạt động, khi mở rộng văn phòng hoặc thay đổi chính sách thì thường phải đăng ký thêm đầu số. Việc này sẽ đơn giản hơn nhiều so với giữ lại số điện thoại cũ. Lưu ý, nếu nhà xe muốn đổi đầu số điện thoại thì trước tiên nên sử dụng cùng lúc cả số cũ lẫn số mới. Nên thay thế dần dần bằng cách thay số mới trên danh thiếp, nước suối, khăn lạnh, website… để khách hàng quen dần.
Khi xây dựng hệ thống tổng đài nhà xe cần chuẩn bị về đầu số, mạng Internet
Khi xây dựng hệ thống tổng đài nhà xe cần chuẩn bị về đầu số, mạng Internet
  • Hệ thống tổng đài

Nếu đầu số là gương mặt đại diện thì tổng đài được xem như là trái tim cho toàn bộ hệ thống. Nhìn chung, tổng đài dành cho nhà xe không cần quá nhiều chức năng nhưng các doanh nghiệp nên lưu ý một số điểm sau:

  • Ngoài đáp ứng nhiều cuộc gọi đồng thời, chuyển hướng cuộc gọi khi bận, ghi âm cuộc gọi, lời chào tự động, báo cáo cuộc gọi… thì nhà xe cũng cần quan tâm đến khả năng đầu nối tích hợp với phần mềm bên thứ ba, đặc biệt là các phần mềm quản lý bán vé và ký gửi hàng hóa.
  • Cuộc gọi ra vào của nhà xe tương đối lớn, đặc biệt là vào những ngày lễ, tết khi nhu cầu đi lại tăng cao. Chính vì thế, hệ thống tổng đài cần chạy ổn định thì mới có thể giúp nhà xe có các phương pháp tốt nhất để phục vụ nhu cầu của khách hàng. 
  • Thực tế, phần lớn các nhà xe đều không có bộ phận công nghệ thông tin riêng hoặc có cũng chỉ là xoay quanh các nghiệp vụ cơ bản nội bộ nhà xe. Vì vậy, các nhà xe nên lựa chọn những đơn vị cung cấp dịch vụ tổng đài để hỗ trợ tối đa cho việc cài đặt kịch bản nghe gọi và mở rộng hệ thống. Ngoài ra, vì tính đặc thù kinh doanh của các nhà xe cũng như tất cả hệ thống tổng đài đều không thể đảm bảo hoạt động ổn định 100% nên cần chọn đơn vị có thể hỗ trợ xử lý các sự cố hệ thống 24/7.
  • Thiết bị đầu số cuối

Thiết bị đầu số cuối là công cụ để gọi và tiếp nhận các cuộc gọi từ phía khách hàng. Có hai dạng chính đó là sử dụng thiết bị phần cứng (tai nghe chuyên dụng, IP phone) hoặc phần mềm điện thoại (Softphone) cài lên máy tính hoặc điện thoại di động.

Softphone đem đến sự tiện lợi và tính di động cao hơn. Tuy nhiên, sự ổn định của Softphone là không đảm bảo. Chính vì thế, các nhà xe tốt nhất nên trang bị cho bộ phận trực tổng đài thiết bị phần cứng để đảm bảo chất lượng cuộc gọi.

Thiết bị đầu số cuối là thiết bị cần có để xây dựng hệ thống tổng đài
Thiết bị đầu số cuối là thiết bị cần có để xây dựng hệ thống tổng đài
  • Đường truyền Internet

Tổng đài muốn hoạt động được thì bắt buộc phải có mạng Internet ổn định. Một số nhà xe thường gặp chung Internet để sử dụng, cách này hệ thống vẫn có thể đáp ứng khi lượng khách hàng gọi đến không nhiều. Tuy nhiên, khi có nhiều khách hàng liên lạc sẽ làm cho tốc độ mạng bị chậm đi, cuộc gọi sẽ trở nên kém chất lượng.

Chính vì vậy, các nhà xe nên trang bị một đường truyền Internet riêng biệt dành cho hệ thống tổng đài để giúp hệ thống hoạt động liên tục, hiệu quả và ổn định hơn, kể cả vào những ngày cao điểm.

Liên hệ Đông Dương Telecom để được tư vấn giải pháp tổng đài nhà xe

Kể từ khi thành lập, Đông Dương Telecom là một trong số ít những đơn vị cung cấp dịch vụ tổng đài cho nhà xe được nhiều doanh nghiệp lựa chọn và tin tưởng. Nguyên nhân là vì, Indochina Telecom không chỉ hỗ trợ cài đặt từ a đến z, đa dạng gói cước phí mà còn tổng đài tại đây còn nhiều tính năng thông minh.

Chính nhờ những tính năng thông minh này đã giúp cho việc bán vé, liên hệ ký gửi hàng hóa giữa nhà xe và khách hàng trở nên dễ dàng, nhanh chóng hơn. Đồng thời, hỗ trợ cho tổng đài viên làm việc hiệu quả, có thể linh hoạt tiếp nhận cuộc gọi từ khách hàng ở mọi lúc mọi nơi. 

Nếu cần tư vấn thêm về dịch vụ tổng đài cho nhà xe, vui lòng liên hệ đến Đông Dương Telecom thông qua hotline 1900 292929 để được chuyên viên kỹ thuật hỗ trợ tận tình.