Phát triển đa chi nhánh, nhiều công ty con rải khắp các vùng miền trên cả nước chính là xu hướng kinh doanh của thời đại công nghệ số. Vậy với một dự án Call Center 100 máy tính thì gói tổng đài nào phù hợp? chi phí có lớn không? Cùng Indochina Telecom tìm hiểu rõ hơn về mô hình tổng đài cho dự án đặc biệt này ở bài viết dưới đây.
Khó khăn gặp phải của doanh nghiệp trước những dự án lớn
Để một cơ sở phát triển lớn mạnh là một điều không hề đơn giản, nhưng để quản lý một doanh nghiệp lớn, dự án lớn đi theo đúng mong muốn của ban lãnh đạo là một vấn đề khó khăn hơn. Vậy, với bộ phận chăm sóc khách hàng, tổng đài điện thoại của những dự án lớn sẽ gặp phải những khó khăn gì?
Khó quản lý số lượng và chất lượng cuộc gọi
Trước hết, với số lượng cuộc gọi lớn, việc quản lý chất lượng mỗi cuộc gọi rất khó. Không ai có thể ngồi cả ngày để nghe lại tất cả các bản ghi âm dài giữa nhân viên và khách hàng. Đây chính là một trong những vấn đề lan giải nhất mà các doanh nghiệp lớn thường xuyên phải đối mặt. Với các dự án lớn, mỗi một Agent ít nhất phải gọi liên tục cho từ 30 tới 50 khách hàng để tư vấn, giới thiệu về dịch vụ mà mình cung cấp. Nếu vẫn sử dụng các hệ thống tổng đài cũ thì việc làm này rất mất thời gian và khó có thể kiểm soát được chất lượng mỗi cuộc gọi.
Vấn đề có không còn quan ngại nữa nếu như doanh nghiệp đầu tư hệ thống tổng đài ảo. Hệ thống tổng đài mới này có chức năng của máy chủ hoàn toàn có thể xuất dữ liệu cuộc gọi của 100 agent tại bất cứ thời điểm nào chỉ thông qua vài cái click chuột.
>>> Xem thêm: Dịch vụ tổng đài Call Center giải pháp cho doanh nghiêp
Khó khăn trong việc truy xuất dữ liệu cuộc gọi của từng máy nhánh để đánh giá chất lượng nhân viên. Khi có sự cố, tranh cãi hay những phản hồi xấu về nhân viên thì ai sẽ là người đứng ra nhận và chịu trách nhiệm? Nếu như với tổng đài truyền thống, doanh nghiệp phải gác vấn đề đó sang một bên, chờ tới cuối tháng mới có báo cáo về file ghi âm và nghe lại sự việc thì đã quá muộn, khách hàng đã không còn đủ kiên nhẫn để chờ đợi sự việc được xử lý. Nhưng đối với tổng đài ảo thông minh thì không, mọi vấn đề được xử lý nhanh chóng, ngay cả khi cuộc gọi chưa kết thúc. Người quản lý có thể trích xuất dữ liệu bất cứ lúc nào, căn cứ vào nội dung ghi âm đó để đánh giá chất lượng cuộc gọi cũng chính là đánh giá năng lực của từng tổng đài viên. Những dữ liệu đó cũng được tận dụng để đánh giá, cân nhắc chính sách tăng lương, khen thưởng hay phạt, kỷ luật kịp thời. Như vậy sự việc sẽ được xử lý nhanh chóng.
Việc tổng hợp dữ liệu, lập báo cáo biểu sẽ gặp nhiều khó khăn
Với số lượng máy nhánh lên tới hàng trăm thì việc lập báo cáo sẽ gặp phải rất nhiều khó khăn. Rất khó để có thể đếm được có bao nhiêu lượt gọi ra, bao nhiêu lượt tieps nhận, bao nhiêu cuộc gọi thành công và bao nhiêu cuộc gọi bị bỏ lỡ… Những vấn đề đó sẽ không gặp phải nữa nếu bạn sử dụng hệ thống tổng đài ảo. Mọi dữ liệu về cuộc gọi luôn được thống kê ngay sau khi cuộc gọi kết thúc. Vì thế, khi cần loại báo cáo nào, bạn có thể tìm thấy trên hệ thống quản lý với thời gian ngắn.
Tổng đài ảo của Indochina Telecom – khai phá tiềm năng call center cho doanh nghiệp lớn
Đã có không ít doanh nghiệp sử dụng hệ thống tổng đài ảo và đánh giá chúng như “ phao cứu sinh” cho doanh nghiệp mỗi kỳ phải báo cáo. Những doanh nghiệp lớn hoàn thành các chiến dịch bán hàng qua điện thoại dễ dàng hơn, đạt chỉ tiêu nhanh hơn với mức chi phí thấp. Và cũng chỉ với mức chi phí như vậy, doanh nghiệp hoàn toàn có thể vận hành dự án lớn với 100 máy nhánh cho 100 Agent.
Gói tổng đài ảo của Indochina Telecom cho phép doanh nghiệp tiếp cận lượng lớn cuộc gọi đồng thời và không giới hạn, kết nối tối đa tới 5 đầu số. Không những vậy, với dung lượng lưu trữ cực khủng lên tới 20GB, doanh nghiệp hoàn toàn có thể lưu trữ lượng lớn thông tin của các cuộc gọi và truy xuất nhanh chóng mọi lúc, mọi nơi. Mới mức chi phí giá rẻ, doanh nghiệp quản lý đơn giản hơn, bộ máy vận hành nhẹ nhàng hơn là điều mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng sẽ tìm thấy ở hệ thống tổng đài ảo Indochina Telecom cung cấp.
Như vậy, với những phân tích ở trên, Indochina Telecom tự tin rằng hệ thống tổng đài ảo hiện đại là lựa chọn phù hợp nhất cho những dự án lớn. Nếu bạn còn bất cứ băn khoăn nào về mô hình này, hãy liên hệ với Indochina Telecom để được tư vấn và giải đáp.
>>> So sánh điểm khác biệt giữa Contact Center và Call Center
