Hướng dẫn chi tiết cách lên lịch cuộc họp Zoom

Zoom cho phép người dùng có thể lên lịch các cuộc họp trên Zoom Meeting. Sau khi tạo lịch họp xong, bạn có thể gửi thông tin mời mọi người tham gia vào buổi họp trực tuyến trên Zoom. Và để thực hiện được tính năng này một cách nhanh chóng nhất, bạn hãy thực hiện theo các bước hướng dẫn ở bài viết sau đây nhé.

Lên lịch cuộc họp Zoom trên website Zoom US

Đầu tiên, bạn cần đăng nhập vào tài khoản Zoom trên trang website Zoom.us. Sau đó chọn Meetings rồi chọn Schedule a Meeting để lên lịch cuộc họp. Zoom hiển thị các thông tin cần thiết lập cho cuộc họp đã được lên lịch như:

Topic: Tên gọi của cuộc họp đã lên lịch.
Description: Mô tả ngắn gọn về cuộc họp đã lên lịch (không bắt buộc).
When: Thiết lập ngày và giờ diễn ra cuộc họp.
Duration: Thời lượng dự kiến của cuộc họp.
Time Zone: Theo mặc định, Zoom sẽ sử dụng múi giờ trên máy tính, cho nên bạn hãy chọn múi giờ Việt Nam GMT+7:00.
Recurring Meeting: Tick chọn Recurring Meeting nếu đây là cuộc họp diễn ra định kỳ. Khi đó, ID cuộc họp sẽ được giữ nguyên cho các cuộc họp định kỳ lần sau.

Thiết lập các thông tin đăng ký

Registration (Đăng ký): Người tham gia và cuộc họp đã lên lịch cần phải điền thông tin vào 1 liên kết đăng ký trước khi vào cuộc họp.
Meeting IP (ID cuộc họp): Chọn Generate Automatically (tạo ID cuộc họp ngẫu nhiên) hoặc Personal Meeting ID (dùng ID cuộc họp cá nhân).

Thiết lập tính bảo mật cuộc họp

Security: Để bảo mật về cuộc họp đã lên lịch, bạn cần chọn ít nhất 1 trong 3 lựa chọn: Passcode (người tham dự cần nhập mật khẩu cuộc họp), Waiting Room (người tham dự cần được chủ trì cho phép mới được tham gia vào cuộc họp) hoặc Require authentication to join (chỉ người có tài khoản Zoom mới được tham gia cuộc họp).
Video: ON (bật) hoặc OFF (tắt) video của người chủ trì hoặc người tham gia cuộc họp. Khi bạn chọn tắt video, người chủ trì hoặc người gia dự có thể bật video sau khi tham gia phòng họp.
Audio: Cho phép người dùng sử dụng bằng âm thanh máy tính (computer), âm thanh điện thoại (Telephone) hoặc cả hai âm thanh (Both).

Thiết lập các tùy chọn cuộc họp Zoom trên website

Với tùy chọn nâng cao Advanced Options bạn có những lựa chọn như: Allow participants to join 5 minutes/ 10 minutes/ 15 minutes/ anytime before start time (cho phép người tham gia vào cuộc họp trước khi cuộc họp bắt đầu), Mute participants upon entry (tắt tiếng của tất cả người tham gia cuộc họp), Breakout Room pre-assign (chỉ định trước người tham gia vào các phòng nhỏ theo nhóm), Automatically record meeting (tự động ghi lại cuộc họp), Approve or block entry for users from specific countries/ regions (phê duyệt hoặc chặn quyền truy cập của người tham gia tại khu vực cụ thể).
Alternative Hosts (người chủ trì thay thế): Nhập thông tin email của một người dùng Zoom khác cùng có License Zoom và nằm trong tài khoản Zoom của bạn để cho phép họ trở thành người chủ trì cuộc họp đã lên lịch.
Interpretation (thông dịch): Bật tính năng thông dịch ngôn ngữ cho cuộc họp đã lên lịch.

Lên lịch cuộc họp Zoom trên phần mềm Zoom ở máy tính

Việc đầu tiên bạn cần làm là tải phần mềm Zoom về máy tính. Tiếp theo lên lịch cuộc họp trên Zoom Meeting theo cách bật phần mềm Zoom trên máy tính và đăng nhập vào tài khoản rồi chọn Schedule để tạo lịch cuộc họp.

Zoom hiển thị các thông tin cần thiết lập cho cuộc họp được lên lịch trước như sau:

Topic: Tên của cuộc họp đã lên lịch.
Start: Ngày, giờ diễn ra cuộc họp trên Zoom.
Duration: Thời lượng dự kiến của cuộc họp.
Time Zone: Chọn múi giờ Việt Nam GMT+7:00.
Recurring Meeting: Cuộc họp diễn ra định kỳ, IP cuộc họp sẽ giữ nguyên cho các cuộc họp sau.
Meeting IP: Chọn Generate Automatically (tạo ID cuộc họp ngẫu nhiên) hoặc Personal Meeting ID (Sử dụng IP cuộc họp cá nhân).

Thiết lập bảo mật cho cuộc họp

Security: Để bảo mật về cuộc họp đã lên lịch, bạn cần chọn ít nhất 1 trong 3 lựa chọn: Passcode, Waiting Room hoặc Require authentication to join.
Video: ON hoặc OFF video của người chủ trì hoặc người tham gia cuộc họp.
Audio: Cho phép người dùng sử dụng bằng âm thanh máy tính, âm thanh điện thoại hoặc cả hai âm thanh.
Calendar: Chọn lịch Outlook, Google Calendar hoặc Other Calendars.

Thiết lập các tùy chọn cuộc họp Zoom trên máy tính

Với tùy chọn nâng cao Advanced Options bạn có những lựa chọn như: Allow participants to join 5 minutes/ 10 minutes/ 15 minutes/ anytime before start time (cho phép người tham gia vào cuộc họp trước khi cuộc họp bắt đầu), Mute participants upon entry (tắt tiếng của tất cả người tham gia cuộc họp), Automatically record meeting (tự động ghi lại cuộc họp), Approve or block entry for users from specific countries/ regions (phê duyệt hoặc chặn quyền truy cập của người tham gia tại khu vực cụ thể).
Alternative Hosts (người chủ trì thay thế): Nhập thông tin email của một người dùng Zoom để cho phép họ trở thành người chủ trì cuộc họp.
Interpretation (thông dịch): Nhập địa chỉ email của người thông dịch và chọn ngôn ngữ muốn thông dịch.

Lên lịch cuộc họp Zoom trên ứng dụng Zoom trong điện thoại

Đầu tiên, bạn cần phải tải ứng dụng Zoom về điện thoại của mình. Sau đó, bạn hãy mở ứng dụng và thực hiện thao tác đăng nhập vào tài khoản Zoom. Ở mục Meet Chat, bạn hãy chọn Schedule để đặt lịch cho cuộc họp mới.

Ứng dụng Zoom sẽ hiển thị thông tin cần thiết lập cho cuộc họp đã được lên lịch trước đó như:

Nhập tên của cuộc họp vào ô nội dung trống.
Date/From/To: Thiết lập ngày, giờ diễn ra cuộc họp đã đặt lịch.
Time Zone: Chọn múi giờ cho thời gian (Hãy chọn GMT+7:00).
Repeat (Lặp lại): Chọn None (không)/Everyday (hàng ngày)/Everyweek (hàng tuần)/…
Use Personal Meeting IP (PMI): Dùng IP cuộc gọp cá nhân.

Thiết lập bảo mật cuộc họp

Để đảm bảo an toàn và bảo mật cao cho cuộc họp sắp diễn ra trên Zoom, bạn cần chọn ít nhất 1 trong 3 lựa chọn sau đây:

Require Meeting Passcode: Người tham dự bắt buộc phải nhập mật khẩu thì mới được tham gia vào cuộc họp đã lên lịch. Nếu chọn lựa chọn này, ở mục Passcode bạn cần phải nhập mật khẩu muốn đặt cho cuộc họp.
Enable Waiting Room: Tức là kích hoạt tính năng phòng chờ cho cuộc họp. Người tham dự cần phải được người chủ trì cho phép mới có thể tham gia vào cuộc họp.
Only allow authenticated users: Có nghĩa là chỉ người tham dự đã đăng nhập vào Zoom mới có thể tham gia cuộc họp.

Thiết lập các tùy chọn cuộc họp Zoom trên điện thoại

Để cài đặt các tùy chọn khác cho cuộc họp trên Zoom, bạn hãy vào danh mục Meeting Options, sau đó chọn:

Host video on: Video của người chủ trì cuộc họp được bật lên.
Participant video on: Video của người tham gia cuộc họp được bật lên.

Trong tùy chọn nâng cao Advanced Options, bạn có thể chọn:

Allow Participants to Join Before Host: Cho phép người tham dự cuộc họp được tham gia trước người chủ trì.
Automatically Record Meeting: Tự động ghi lại cuộc họp trên máy tính hoặc trên điện toán đám mây.
Approve or block entry for users from specific countries/ regions: Phê duyệt hoặc chặn quyền truy cập của người dùng Zoom từ những quốc gia hay khu vực cụ thể.
Add to Calendar: Có nghĩa là thêm vào lịch.

Sau khi đã chọn xong, bạn hãy click vào ô Done để lưu lại tất cả các thao tác vừa thực hiện.

Hy vọng những thông tin chia sẻ ở bài viết đã giúp bạn biết cách lên lịch cuộc họp Zoom trên từng thiết bị một các nhanh chóng nhất. Từ đó, giúp các cuộc họp lúc nào cũng diễn ra thành công và thuận lợi.

>>> Tìm hiểu thêm: Những lý do bạn cần nâng cấp tài khoản Zoom lên Zoom Pro