Biết được thời gian vàng thực hiện cuộc gọi sẽ mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong việc quảng bá thương hiệu và tăng tỷ lệ chốt đơn thành công. Vậy, khung giờ tốt nhất để tiến hành cuộc gọi là khi nào? Cùng tìm hiểu về thời điểm lý tưởng nhất để liên hệ với khách hàng và yếu tố góp phần tạo nên một cuộc gọi chất lượng qua những thông tin chia sẻ ở bài viết dưới đây.
Thời gian vàng thực hiện cuộc gọi cho khách hàng là khi nào?
Tùy vào ngành và lĩnh vực hoạt động kinh doanh mà sẽ có tệp đối tượng khách hàng khác nhau. Do đó, khung giờ thực hiện các cuộc gọi chăm sóc khách hàng sẽ không giống nhau.
Theo nghiên cứu CallHippo vào năm 2017 đã chỉ ra rằng, vào những ngày giữa tuần như thứ 4, thứ 5 là các ngày tốt nhất để doanh nghiệp thực hiện các cuộc gọi bán hàng, quảng bá sản phẩm hay dịch vụ.
Bởi, những ngày đầu tuần thường khách hàng sẽ lên các kế hoạch mục tiêu và tất bật với công việc mới. Còn cuối tuần (thứ 6, thứ 7) thì mọi người lại phải tập trung để hoàn thành các công việc còn đang làm dang dở. Ngoài ra, với tâm lý muốn được nghỉ ngơi, thư giãn vào ngày chủ nhật sẽ khiến khách hàng không muốn nghe bất kỳ cuộc gọi nào.
Bên cạnh ngày gọi tốt nhất thì xác định giờ để thực hiện các cuộc gọi là điều mà doanh nghiệp cần cần lưu ý. Hãy chọn khung giờ sao cho hợp lý nhất nhằm tăng khả năng tiếp nhận cuộc gọi từ khách hàng và tỷ lệ chốt đơn thành công.
Cũng theo nghiên cứu CallHippo, thời gian lý tưởng nhất để gọi cho khách hàng là từ 16 – 17 giờ. Ngoài ra, khoảng thời gian từ 11 – 12 giờ và 13 giờ 30 – 14 giờ 30 cũng là thời điểm vàng để tiến hành những cuộc gọi quảng bá sản phẩm, dịch vụ hay chăm sóc khách hàng.
Doanh nghiệp hãy lên kế hoạch chi tiết khung giờ vàng gọi điện thoại cho từng đối tượng khách hàng. Như vậy vừa thực hiện cuộc gọi hiệu quả vừa tránh lãng phí thời gian vào những khách hàng không có nhu cầu sử dụng hay trải nghiệm các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.
Thời điểm cấm kỵ liên hệ với khách hàng
Thời gian để doanh nghiệp thực hiện các cuộc gọi thường phụ thuộc vào nghề nghiệp và lĩnh vực hoạt động của khách hàng. Do đó, việc lưu trữ các thông tin về khách hàng là điều hết sức quan trọng và cần thiết, giúp doanh nghiệp nắm rõ thời gian mà khách hàng có thể sẵn sàng lắng nghe chia sẻ, tư vấn từ telesale. Đồng thời, tránh được thời gian cấm kỵ của khách hàng không khiến khách cảm thấy khó chịu và có ấn tượng xấu với doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý thông tin khách hàng CRM tích hợp vào hệ thống tổng đài ảo hoàn toàn có thể hỗ trợ doanh nghiệp trong việc lưu trữ thông tin khách hàng và cập nhập data nhanh chóng. Hơn thế nữa còn chia phễu khách hàng để telesale dễ dàng tìm hiểu về hành vi và nhu cầu của khách.
Qua đó, giúp telesale có được sự tương tác, tư vấn phù hợp hơn với nhu cầu của khách hàng. Đặc biệt, giúp doanh nghiệp có thể tạo được thiện cảm tốt, thu hút nhiều khách hàng mới hơn và xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng cũ.
Các yếu tố quyết định đến chất lượng một cuộc gọi
Ấn tượng đầu tiên khi khách hàng vừa nhấc máy không chỉ là cách để telesale duy trì cuộc gọi mà còn có thêm một khách hàng VIP cho doanh nghiệp. Ngoài ra, một cuộc gọi được xem là thành công còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác.
Trong đó, sự tự tin và kỹ năng nghiệp vụ của tư vấn viên là một trong các yếu tố lớn quyết định đến chất lượng của cuộc gọi. Theo đó, tư vấn viên hãy thể hiện mình là người tự tin thông qua lời nói, cách truyền đạt thông tin và xử lý tình huống khi gặp vấn đề nào đó. Kết hợp với ngữ điệu sinh động và cách cười khi nói chuyện sẽ tạo sự lôi cuốn cho khách hàng thông qua các cuộc gọi.
Telesale cần tránh bắt đầu cuộc gọi bằng những câu nói như “Em có thể xin anh/chị mất phút được không?” hay “Em có làm phiền anh/chị không?”. Bởi những câu hỏi này chứng tỏ bạn là người rụt rè, khiến khách hàng cảm thấy không đáng tin cậy để tiếp tục duy trì cuộc gọi.
Một kế hoạch rõ ràng về thời gian gọi điện cho từng nhóm khách hàng kết hợp với những tính năng thông minh của tổng đài ảo sẽ giúp doanh nghiệp ngày càng thu hút được nhiều khách và tỷ lệ chốt đơn không ngừng tăng cao. Vì thế, các doanh nghiệp đừng bỏ qua việc xác định thời gian gian thực hiện cuộc gọi và xây dựng hệ thống tổng đài ảo từ sớm nhé.
